Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài từ 25/6/2026

Theo đó, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Sở Công Thương nơi dự kiến đặt trụ sở và đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Vậy hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm những gì, nộp ở đâu, thời hạn giải quyết bao lâu và trường hợp nào có thể bị từ chối cấp phép?

Cơ quan nào cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Theo quy định hiện hành, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở.

Đây là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xem xét và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định.

Trong một số trường hợp đặc biệt liên quan đến an ninh, quốc phòng, việc cấp phép còn phải thực hiện thủ tục lấy ý kiến Bộ Công an và Bộ Quốc phòng.

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm những gì?

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 28/2018/NĐ-CP, do người đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;
• Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nước ngoài cho phép tổ chức xúc tiến thương mại thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tài liệu chứng minh tổ chức có quyền thành lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài;
• Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức;
• Bản sao Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong 01 năm gần nhất;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Lý lịch của người đứng đầu và các nhân sự dự kiến làm việc tại Văn phòng đại diện ở Việt Nam.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng bởi trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định có thể thuộc trường hợp không được cấp Giấy phép.

Tài liệu nước ngoài có phải dịch và hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có.

Các tài liệu trong hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định.

Ngoài ra, các giấy tờ sau phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam:

• Văn bản của cơ quan nước ngoài cho phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc tài liệu chứng minh quyền thành lập Văn phòng đại diện;
• Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
• Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Văn bản bổ nhiệm và hồ sơ lý lịch của người đứng đầu, nhân sự Văn phòng đại diện theo trường hợp áp dụng.

Đây là phần doanh nghiệp nước ngoài nên chuẩn bị sớm bởi việc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực tài liệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nộp hồ sơ.

Có những cách nào để nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép?

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ.

Nộp qua dịch vụ bưu chính

Hồ sơ được gửi đến cơ quan cấp Giấy phép thông qua dịch vụ bưu chính.

Nộp trực tiếp

Tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cấp Giấy phép.

Người trực tiếp nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền của tổ chức. Tài liệu này phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Nộp trực tuyến

Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý có thể được nộp thông qua:

• Cổng Dịch vụ công quốc gia; hoặc
• Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Việc nộp trực tuyến giúp tổ chức nước ngoài chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị và theo dõi hồ sơ.

Thời hạn cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là bao lâu?

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Giấy phép được cấp theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm Nghị định 14/2024/NĐ-CP.

Nếu không cấp Giấy phép, cơ quan cấp phép phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Trường hợp phải xin ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

Nếu hoạt động của Văn phòng đại diện liên quan đến xúc tiến thương mại đối với hàng hóa, dịch vụ chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng, cơ quan cấp Giấy phép phải báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để lấy ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

Trong trường hợp này, thời hạn giải quyết thủ tục có thể lên đến 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bộ Công an và Bộ Quốc phòng có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn không quá 14 ngày kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến.

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có thời hạn tối đa 05 năm.

Tuy nhiên, nếu giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có thời hạn thì thời hạn của Giấy phép Văn phòng đại diện tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn còn lại của giấy tờ đó.

Do đó, trước khi nộp hồ sơ, tổ chức nước ngoài nên kiểm tra thời hạn giấy phép của mình để xác định thời gian hoạt động tối đa của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Sau khi cấp Giấy phép, cơ quan nhà nước thực hiện những công việc gì?

Sau khi cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp phép gửi bản điện tử của Giấy phép đến các cơ quan liên quan, bao gồm:

• Bộ Công Thương;
• Bộ Quốc phòng;
• Bộ Công an;
• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở;
• Cơ quan thuế;
• Cơ quan thống kê;
• Cơ quan Công an có liên quan.

Thông tin cấp phép cũng được công bố trên trang thông tin điện tử của cơ quan cấp Giấy phép.

Quy định này nhằm bảo đảm sự phối hợp quản lý giữa các cơ quan nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện sau khi được thành lập.

Những trường hợp nào không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Theo khoản 6 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có thể không được cấp Giấy phép trong các trường hợp sau:

• Không đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 24 và Điều 25 Nghị định 28/2018/NĐ-CP;
• Nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy phép trong thời hạn 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thuộc trường hợp luật định;
• Có dấu hiệu hoặc bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện nhằm tổ chức, tham gia hoặc tài trợ cho hoạt động gây phương hại đến an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội;
• Hoạt động dự kiến trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức hoặc thuần phong mỹ tục của Việt Nam;
• Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép không đầy đủ theo quy định;
• Tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thuộc danh sách bị áp dụng các biện pháp trừng phạt theo Nghị quyết của Hội đồng Bảo an Liên hợp quốc.

Như vậy, ngoài yêu cầu về hồ sơ, cơ quan cấp phép còn xem xét tính chất hoạt động và yếu tố an ninh, quốc phòng khi quyết định cấp Giấy phép.

Văn phòng đại diện phải thông báo hoạt động sau khi được cấp phép không?

Có.

Theo Điều 30 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày được cấp, cấp lại, sửa đổi hoặc gia hạn Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thông báo hoạt động.

Việc thông báo được thực hiện bằng hình thức đăng trên báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp.

Đây là nghĩa vụ sau cấp phép mà Văn phòng đại diện cần lưu ý để bảo đảm hoạt động đúng quy định.

Văn phòng đại diện phải thông báo hoạt động sau khi được cấp phép

Nội dung thông báo hoạt động gồm những gì?

Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện phải có các nội dung cơ bản sau:

• Tên Văn phòng đại diện;
• Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Tên và địa chỉ trụ sở của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Họ tên người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Số Giấy phép;
• Ngày cấp Giấy phép;
• Thời hạn của Giấy phép;
• Tên cơ quan cấp Giấy phép;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Thông tin công bố phải thống nhất với nội dung Giấy phép đã được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài cần lưu ý gì trước khi thành lập Văn phòng đại diện?

Trước khi thực hiện thủ tục, tổ chức nên rà soát một số vấn đề quan trọng như:

• Điều kiện để được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Tư cách pháp lý và thời hạn hoạt động của tổ chức tại nước ngoài;
• Địa chỉ trụ sở dự kiến tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện;
• Người được bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện;
• Nhân sự dự kiến;
• Hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự;
• Hồ sơ cần dịch sang tiếng Việt;
• Trường hợp hoạt động liên quan đến hàng hóa, dịch vụ phục vụ quốc phòng, an ninh;
• Nghĩa vụ thông báo hoạt động sau khi được cấp Giấy phép.

Việc chuẩn bị trước các nội dung này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

Tóm tắt thủ tục cấp Giấy phép Văn phòng đại diện từ ngày 25/6/2026

Từ ngày 25/6/2026, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam thực hiện thủ tục tại Sở Công Thương nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Hồ sơ gồm Đơn đề nghị cấp Giấy phép, giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài, điều lệ, báo cáo hoạt động, hồ sơ về người đứng đầu và nhân sự cùng các tài liệu liên quan.

Thời hạn giải quyết thông thường là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp phải xin ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, thời hạn giải quyết có thể lên đến 40 ngày.

Giấy phép có thời hạn tối đa 05 năm. Sau khi được cấp phép, trong vòng 45 ngày, Văn phòng đại diện phải thực hiện thông báo hoạt động trên báo viết hoặc báo điện tử trong 03 số liên tiếp.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal