Thủ tục sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài năm 2026

Từ ngày 25/6/2026, thủ tục này được thực hiện theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP và Nghị định 230/2026/NĐ-CP.

Vậy trường hợp nào phải sửa đổi Giấy phép, hồ sơ gồm những gì, thời hạn thực hiện bao lâu và Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo hoạt động ra sao?

Những trường hợp nào phải sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải thực hiện thủ tục sửa đổi Giấy phép khi có một trong các thay đổi sau:

• Thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Thay đổi thông tin của người đứng đầu Văn phòng đại diện đã ghi trên Giấy phép;
• Thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
• Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện;
• Thay đổi hoạt động của Văn phòng đại diện đã được cấp phép;
• Thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Thay đổi tên gọi của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Thay đổi nơi đăng ký thành lập của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài từ quốc gia này sang quốc gia khác;
• Thay đổi hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Như vậy, không chỉ những thay đổi trực tiếp tại Văn phòng đại diện ở Việt Nam mà một số thay đổi pháp lý của tổ chức mẹ ở nước ngoài cũng làm phát sinh nghĩa vụ sửa đổi Giấy phép.

Thời hạn thực hiện thủ tục sửa đổi Giấy phép là bao lâu?

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị sửa đổi Giấy phép đến cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, ngay khi có quyết định thay đổi người đứng đầu, địa chỉ hoặc thông tin pháp lý của tổ chức mẹ, doanh nghiệp cần xác định thời điểm phát sinh thay đổi để tránh quá thời hạn thực hiện thủ tục.

Hồ sơ đề nghị sửa đổi Giấy phép gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Văn bản đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 14/2024/NĐ-CP, do người đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;
• Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Các giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi tương ứng với từng trường hợp.

Tùy lý do sửa đổi, doanh nghiệp phải bổ sung thêm các tài liệu cụ thể.

Thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện cần giấy tờ gì?

Nếu thay đổi người đứng đầu hoặc thay đổi thông tin của người đứng đầu Văn phòng đại diện, hồ sơ phải có:

• Văn bản hoặc giấy tờ bổ nhiệm người đứng đầu mới;
• Các tài liệu liên quan đến thông tin thay đổi của người đứng đầu.

Các giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Do đó, nếu người đứng đầu mới được bổ nhiệm ở nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sớm để không ảnh hưởng đến thời hạn 30 ngày.

Thay đổi thông tin của tổ chức mẹ cần giấy tờ gì?

Đối với các trường hợp thay đổi:

• Địa chỉ trụ sở chính của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Tên gọi của tổ chức;
• Nơi đăng ký thành lập từ quốc gia này sang quốc gia khác;
• Hoạt động của tổ chức;

hồ sơ phải bổ sung bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Các tài liệu này phải:

• Được dịch sang tiếng Việt;
• Được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Việc chuẩn bị đúng hình thức tài liệu là yếu tố quan trọng để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng tiến độ.

Có những cách nào để nộp hồ sơ sửa đổi Giấy phép?

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có thể lựa chọn một trong ba hình thức:

• Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cấp Giấy phép;
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Nếu nộp trực tiếp, người đi nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền của Văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết hồ sơ sửa đổi Giấy phép là bao lâu?

Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm xem xét và thực hiện sửa đổi Giấy phép.

Sau khi sửa đổi, cơ quan cấp phép gửi bản sao Giấy phép đã được cập nhật cho các cơ quan có liên quan theo quy định.

Nếu không chấp thuận sửa đổi, cơ quan cấp phép phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Khi nào thời hạn giải quyết có thể kéo dài đến 40 ngày?

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện có liên quan đến việc xúc tiến thương mại đối với hàng hóa, dịch vụ chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng, việc sửa đổi Giấy phép có thể phải lấy ý kiến Bộ Công an và Bộ Quốc phòng.

Trong trường hợp này, thời hạn giải quyết là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lưu ý yếu tố này khi thay đổi phạm vi hoạt động có liên quan đến các lĩnh vực đặc thù.

Sau khi sửa đổi Giấy phép có phải thông báo hoạt động lại không?

Theo quy định về thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện, trong trường hợp Giấy phép được sửa đổi, Văn phòng đại diện có thể phát sinh nghĩa vụ công bố lại thông tin hoạt động theo quy định hiện hành.

Nội dung cần công bố thường liên quan đến:

• Tên Văn phòng đại diện;
• Địa chỉ;
• Người đứng đầu;
• Số, ngày cấp và thời hạn Giấy phép;
• Cơ quan cấp phép;
• Nội dung hoạt động.

Do đó, sau khi nhận Giấy phép sửa đổi, Văn phòng đại diện nên rà soát đồng thời nghĩa vụ thông báo và cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan.

Văn phòng đại diện phải báo cáo hoạt động hằng năm khi nào?

Theo Điều 32 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ.

Cụ thể, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động của năm trước cho cơ quan cấp Giấy phép.

Báo cáo được lập theo Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm Nghị định 28/2018/NĐ-CP.

Ví dụ, báo cáo hoạt động năm 2026 phải được gửi trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01/2027.

Ngoài báo cáo hoạt động hằng năm còn phải báo cáo gì?

Ngoài báo cáo định kỳ, Văn phòng đại diện còn phải thực hiện:

• Chế độ báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Chế độ báo cáo thống kê;
• Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan cấp Giấy phép;
• Cung cấp hồ sơ, tài liệu khi được yêu cầu;
• Giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.

Cơ quan nhà nước có thể yêu cầu báo cáo hoặc giải trình khi cần kiểm tra việc tuân thủ phạm vi hoạt động đã được cấp phép.

Ngoài báo cáo định kỳ, văn phòng còn phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính

Văn phòng đại diện cần lưu ý gì khi có thay đổi thông tin?

Để tránh vi phạm thủ tục hành chính, Văn phòng đại diện nên lưu ý:

• Xác định ngay thay đổi có thuộc trường hợp phải sửa Giấy phép hay không;
• Không để quá 30 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi;
• Chuẩn bị bản gốc Giấy phép hiện hành;
• Kiểm tra tài liệu nào phải hợp pháp hóa lãnh sự;
• Dịch đầy đủ tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt;
• Nếu thay đổi người đứng đầu, cần chuẩn bị sớm văn bản bổ nhiệm;
• Nếu thay đổi thông tin tổ chức mẹ, cần cập nhật giấy tờ pháp lý mới;
• Sau khi sửa Giấy phép, tiếp tục rà soát nghĩa vụ thông báo, thuế, lao động và các thủ tục liên quan.

Đặc biệt, nếu thay đổi địa chỉ Văn phòng đại diện, ngoài Giấy phép xúc tiến thương mại còn có thể phải cập nhật thông tin đăng ký thuế và các hồ sơ quản lý khác.

Tóm tắt thủ tục sửa đổi Giấy phép Văn phòng đại diện năm 2026

Từ ngày 25/6/2026, khi có các thay đổi về người đứng đầu, địa chỉ, tên gọi, hoạt động của Văn phòng đại diện hoặc các thông tin pháp lý quan trọng của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, tổ chức phải nộp hồ sơ sửa đổi Giấy phép trong vòng 30 ngày.

Hồ sơ gồm Mẫu số 03, bản gốc Giấy phép hiện tại và các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi.

Thời gian giải quyết thông thường là 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp phải xin ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, thời hạn có thể kéo dài đến 40 ngày.

Bên cạnh đó, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động hằng năm trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp và thực hiện các nghĩa vụ báo cáo, cung cấp thông tin khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 28/2018/NĐ-CP;
• Nghị định 14/2024/NĐ-CP;
• Nghị định 230/2026/NĐ-CP;
• Điều 27 Nghị định 28/2018/NĐ-CP về sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Điều 32 Nghị định 28/2018/NĐ-CP về chế độ báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal