Sau đây hãy cùng LH Legal phân tích chi tiết dựa trên quy định của pháp luật Hải quan Việt Nam và Hiệp định định giá hải quan WTO (GATT):

Chi phí R&D là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu?

Trong môi trường thương mại quốc tế, chi phí R&D là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh để nghiên cứu, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, chế tạo khuôn mẫu, bản vẽ kỹ thuật hoặc phần mềm nhằm tạo ra công nghệ, kiểu dáng hoặc công thức cấu thành nên hàng hóa nhập khẩu.

Đối với hàng hóa nhập khẩu (đặc biệt là máy móc công nghệ cao, linh kiện điện tử, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc hàng thời trang), chi phí R&D thường tồn tại dưới dạng:

• Bản vẽ thiết kế kỹ thuật, sơ đồ mạch điện.

• Công thức bào chế, quy trình sản xuất bảo mật.

• Khuôn mẫu thử nghiệm (molds/dies).

• Chi phí bản quyền, bí quyết công nghệ (know-how) đi kèm.

Chi phí R&D có phải cộng vào trị giá hải quan không?

Có thể phải cộng hoặc không phải cộng vào trị giá hải quan, tùy bản chất khoản chi R&D và mục đích sử dụng của khoản chi đó. Trong thực tiễn hải quan, cơ quan hải quan không nhìn tên gọi “R&D”, mà sẽ xem khoản chi đó có phải là khoản người mua cung cấp cho người bán để phục vụ sản xuất hàng nhập khẩu hay không.

Căn cứ theo Luật Hải quan 2014 và Thông tư 39/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC) quy định về trị giá hải quan theo phương pháp trị giá giao dịch, một số khoản người mua cung cấp miễn phí hoặc giảm giá cho nhà sản xuất nước ngoài phải cộng vào trị giá hải quan nếu: chưa được tính trong giá mua; phục vụ việc sản xuất hàng nhập khẩu để xuất sang Việt Nam.

Theo Điều 13 Thông tư 39/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC): 

“2. Các khoản điều chỉnh cộng:

...

d) Khoản trợ giúp: Trị giá của hàng hóa, dịch vụ do người mua cung cấp miễn phí hoặc giảm giá, được chuyển trực tiếp hoặc gián tiếp cho người sản xuất hoặc người bán hàng, để sản xuất và bán hàng hóa xuất khẩu đến Việt Nam.

d.1) Các khoản trợ giúp bao gồm:

...

d.1.4) Bản vẽ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật, thiết kế mỹ thuật, kế hoạch triển khai, thiết kế thi công, thiết kế mẫu, sơ đồ, phác thảo và các sản phẩm địch vụ tương tự được làm ra ở nước ngoài và cần thiết cho quá trình sản xuất hàng hóa nhập khẩu.

…”

Theo đó, các khoản phải cộng vào trị giá hải quan bao gồm các chi phí liên quan đến thiết kế kỹ thuật, bản vẽ, sơ đồ, kế hoạch, thiết kế triển khai và các dịch vụ tương tự được thực hiện ngoài lãnh thổ Việt Nam, với điều kiện các khoản chi phí này cần thiết cho việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu.

Chi phí R&D được xem là khoản phải cộng vào trị giá hải quan nếu đáp ứng điều kiện sau:

Thứ nhất, khoản chi phí này có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hoạt động như thiết kế khuôn mẫu, phát triển mẫu sản phẩm, thiết kế chip, xây dựng công thức sản xuất, bản vẽ kỹ thuật hoặc các hoạt động thiết kế, phát triển kỹ thuật tương tự phục vụ cho quá trình sản xuất hàng hóa nhập khẩu.

Thứ hai, các tài sản hoặc dịch vụ R&D này do bên mua tại Việt Nam cung cấp trực tiếp hoặc gián tiếp cho nhà sản xuất ở nước ngoài để phục vụ việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu. Ví dụ, doanh nghiệp tại Việt Nam thuê đơn vị thiết kế sản phẩm rồi chuyển giao cho nhà máy tại Trung Quốc để sản xuất; hoặc công ty mẹ cung cấp miễn phí thiết kế kỹ thuật cho nhà cung cấp nước ngoài.

Thứ ba, khoản chi phí R&D chưa được tính vào giá thực tế đã thanh toán hoặc sẽ phải thanh toán của hàng hóa nhập khẩu. Trường hợp chi phí này đã được bao gồm trong hóa đơn thương mại (invoice) của lô hàng nhập khẩu thì không tiếp tục cộng thêm vào trị giá hải quan nhằm tránh việc tính trùng chi phí.

Chi phí R&D không phải cộng vào trị giá hải quan trong trường hợp các khoản chi này chỉ mang tính chất nghiên cứu, hỗ trợ hoạt động kinh doanh hoặc phục vụ mục đích thương mại chung, mà không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu.

Các khoản chi phí không phải cộng bao gồm, nhưng không giới hạn ở: nghiên cứu thị trường, hoạt động marketing, khảo sát khách hàng, nghiên cứu chiến lược kinh doanh, phát triển thương hiệu hoặc các hoạt động thử nghiệm nội bộ không phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất hàng hóa nhập khẩu. Nói cách khác, chỉ những khoản chi phí R&D có mối liên hệ trực tiếp, cần thiết và thực tế đối với việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu mới thuộc diện xem xét cộng vào trị giá hải quan theo quy định của Thông tư 39/2015/TT-BTC.

Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi kê khai chi phí R&D

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chi phí R&D là khoản có rủi ro pháp lý và thuế khá cao nếu doanh nghiệp kê khai không đúng bản chất.  Rủi ro nhất là khi doanh nghiệp không cộng chi phí R&D vào trị giá hải quan dù khoản chi này thực chất phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất hàng nhập khẩu, như chi phí thiết kế kỹ thuật; phát triển sản phẩm; bản vẽ; khuôn mẫu hoặc engineering support. 

Theo Thông tư 39/2015/TT-BTC, các khoản này có thể xem là khoản phải cộng vào trị giá hải quan nếu do người mua cung cấp cho nhà sản xuất nước ngoài và chưa được tính trong invoice nhập khẩu. 

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn gặp rủi ro khi “ngụy trang” chi phí R&D dưới tên gọi ‘service fee’ hoặc ‘technical support fee’ nhưng hồ sơ kỹ thuật lại thể hiện đây là chi phí thiết kế phục vụ sản xuất, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế nhập khẩu, VAT và xử phạt sau kiểm tra sau thông quan. 

Đối với doanh nghiệp FDI, chi phí R&D còn dễ bị kiểm tra chuyển giá theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP nếu không chứng minh được lợi ích nhận được, phương pháp phân bổ hợp lý hoặc nguyên tắc giao dịch độc lập. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần tách bạch rõ R&D kỹ thuật và R&D thương mại, xác định đúng khoản phải cộng trị giá hải quan, đồng thời chuẩn hóa hồ sơ thuế – hải quan – chuyển giá để hạn chế rủi ro truy thu và xử phạt.

Doanh nghiệp cần tách bạch R&D kỹ thuật và R&D thương mại

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì để chứng minh chi phí R&D?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng thể hiện được: (i) giao dịch có thật, (ii) dịch vụ R&D thực sự được thực hiện, (iii) có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, và (iv) xác định được bản chất khoản chi có hay không liên quan đến trị giá hải quan. 

Doanh nghiệp nên chuẩn bị các nhóm hồ sơ sau:

• Hợp đồng R&D hoặc hợp đồng dịch vụ kỹ thuật, mô tả rõ phạm vi công việc, nội dung nghiên cứu, sản phẩm bàn giao, quyền sở hữu kết quả nghiên cứu, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán;

• Invoice, debit note, chứng từ thanh toán ngân hàng và hồ sơ kế toán liên quan để chứng minh giao dịch thực tế;

• Hồ sơ kỹ thuật như bản vẽ thiết kế, sơ đồ kỹ thuật, source code, BOM, prototype, kết quả test, engineering report, mẫu thử nghiệm hoặc tài liệu triển khai kỹ thuật;

• Biên bản nghiệm thu, milestone report, email trao đổi kỹ thuật, meeting minutes, tài liệu chứng minh quá trình nghiên cứu và phát triển thực tế;

• Hồ sơ phân bổ chi phí nếu chi phí R&D dùng chung cho nhiều sản phẩm hoặc nhiều công ty trong tập đoàn;

• Hồ sơ giải trình mối liên hệ giữa chi phí R&D và hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu;

• Hồ sơ xác định giao dịch liên kết và transfer pricing documentation nếu phát sinh với công ty mẹ hoặc bên liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP;

• Hồ sơ xác định trị giá hải quan nếu chi phí R&D có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng nhập khẩu theo Thông tư 39/2015/TT-BTC.

Trong thực tế, cơ quan hải quan và thuế thường không chỉ xem invoice hay hợp đồng, mà sẽ kiểm tra bản chất kỹ thuật của giao dịch. Vì vậy, các tài liệu như email kỹ thuật, bản vẽ, kết quả thử nghiệm, timeline phát triển sản phẩm và tài liệu chứng minh kết quả R&D được áp dụng vào sản xuất là cực kỳ quan trọng. Đây thường là yếu tố quyết định doanh nghiệp có được chấp nhận chi phí hay bị truy thu thuế.

Những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng có yếu tố R&D với công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài

Khi ký hợp đồng có yếu tố R&D với công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài, Vì đây là nhóm giao dịch rất dễ bị kiểm tra về trị giá hải quan, chuyển giá, thuế nhà thầu và tính hợp lệ chi phí. Nhiều doanh nghiệp bị truy thu không phải vì “không có giao dịch”, mà vì hợp đồng và hồ sơ thể hiện không rõ bản chất kỹ thuật, quyền sở hữu hoặc mối liên hệ với hàng hóa nhập khẩu.

LH Legal đưa ra các lưu ý quan trọng gồm:

• Xác định rõ bản chất dịch vụ R&D là nghiên cứu thương mại hay nghiên cứu kỹ thuật. Nếu liên quan trực tiếp đến thiết kế sản phẩm, khuôn mẫu, bản vẽ kỹ thuật, công thức sản xuất hoặc engineering support phục vụ hàng nhập khẩu thì có khả năng phải cộng vào trị giá hải quan theo Thông tư 39/2015/TT-BTC;

• Mô tả cụ thể phạm vi công việc trong hợp đồng, bao gồm nội dung nghiên cứu, deliverables, timeline, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm các bên. Tránh dùng thuật ngữ chung chung như “technical support” hoặc “consulting service” vì cơ quan chức năng sẽ đánh giá theo bản chất thực tế giao dịch;

• Quy định rõ quyền sở hữu trí tuệ (IP ownership), quyền sử dụng thiết kế, source code, bản vẽ hoặc công thức kỹ thuật để phân biệt giữa phí R&D và royalty/license fee;

• Làm rõ phương pháp tính phí và phân bổ chi phí R&D. Với giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần chứng minh mức phí phù hợp nguyên tắc giao dịch độc lập theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP;

• Xác định đúng nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài (FCT), vì nhiều hợp đồng R&D thực chất thuộc diện chịu FCT nhưng chưa được kê khai đúng;

• Đồng bộ giữa hợp đồng, invoice, hồ sơ hải quan, hồ sơ kế toán và transfer pricing documentation để tránh mâu thuẫn dữ liệu khi cơ quan chức năng đối chiếu;

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật như engineering report, bản vẽ, prototype, kết quả thử nghiệm, email kỹ thuật và biên bản nghiệm thu nhằm chứng minh kết quả R&D được áp dụng thực tế;

• Kiểm tra trước khả năng phát sinh nghĩa vụ cộng trị giá hải quan, đặc biệt với hợp đồng R&D ký với công ty mẹ hoặc vendor nước ngoài.

Hợp đồng R&D càng liên quan trực tiếp đến sản xuất hàng nhập khẩu thì cơ quan hải quan càng xem xét chặt. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời cả góc độ thuế, hải quan và chuyển giá ngay từ giai đoạn soạn thảo hợp đồng thay vì xử lý sau khi bị kiểm tra.

Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế rủi ro về trị giá hải quan?

Để hạn chế rủi ro về trị giá hải quan, doanh nghiệp cần kiểm soát ngay từ giai đoạn đàm phán hợp đồng, xây dựng cấu trúc giao dịch và chuẩn hóa hồ sơ theo Luật Hải quan 2014 và Thông tư 39/2015/TT-BTC, thay vì chỉ xử lý khi bị kiểm tra sau thông quan.

Doanh nghiệp cần rà soát các khoản thanh toán liên quan đến hàng nhập khẩu như phí thiết kế, R&D kỹ thuật, khuôn mẫu, royalty, license fee hoặc engineering support để xác định đúng khoản phải cộng vào trị giá hải quan, đồng thời phân biệt với chi phí nghiên cứu thương mại thông thường.

Ngoài ra, cần xây dựng hồ sơ đồng bộ gồm hợp đồng, invoice, chứng từ thanh toán, hồ sơ kỹ thuật và kế toán để chứng minh tính hợp lý của trị giá khai báo. Với giao dịch liên kết, doanh nghiệp cũng cần thống nhất hồ sơ hải quan và hồ sơ chuyển giá theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP nhằm hạn chế rủi ro truy thu và xử phạt sau thông quan.

Những câu hỏi thường gặp về chi phí R&D trong trị giá hải quan

❓Chi phí nghiên cứu sản phẩm có phải cộng vào trị giá hải quan không?

Theo Thông tư 39/2015/TT-BTC, không phải mọi chi phí nghiên cứu sản phẩm đều phải cộng vào trị giá hải quan. Chỉ các khoản liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng nhập khẩu, do người mua cung cấp cho nhà sản xuất nước ngoài và chưa tính trong invoice mới thuộc diện phải cộng, như chi phí thiết kế kỹ thuật, phát triển khuôn mẫu, bản vẽ sản phẩm hoặc engineering support. Ngược lại, các khoản nghiên cứu thị trường, marketing hoặc khảo sát người tiêu dùng thường không phải cộng vào trị giá hải quan.

❓Phí thiết kế ở nước ngoài có phải kê khai hải quan không?

Chi phí thiết kế có thể phải kê khai và cộng vào trị giá hải quan nếu phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam. Trường hợp này thường phát sinh ở doanh nghiệp OEM/ODM hoặc doanh nghiệp FDI khi thuê công ty mẹ hay đối tác nước ngoài thực hiện thiết kế sản phẩm, bo mạch, khuôn mẫu hoặc bản vẽ kỹ thuật. Nếu các khoản chi này chưa được tính trong giá invoice của hàng hóa nhập khẩu, cơ quan hải quan có thể yêu cầu cộng bổ sung vào trị giá tính thuế theo Thông tư 39/2015/TT-BTC.

❓Không kê khai chi phí R&D có bị truy thu thuế không?

Có. Nếu cơ quan hải quan xác định chi phí R&D thực chất là khoản phải cộng vào trị giá hải quan nhưng doanh nghiệp không kê khai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế nhập khẩu, thuế VAT khâu nhập khẩu, tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về khai sai hải quan.

Thực tế kiểm tra sau thông quan cho thấy nhiều doanh nghiệp bị truy thu do ghi nhận chi phí dưới tên gọi như “service fee”, “technical support fee” hoặc “development fee”, nhưng bản chất giao dịch và hồ sơ kỹ thuật thể hiện đây là khoản chi phục vụ trực tiếp cho hàng hóa nhập khẩu và thuộc diện phải cộng vào trị giá hải quan theo Thông tư 39/2015/TT-BTC.

❓Cơ quan hải quan kiểm tra chi phí R&D như thế nào?

Trong quá trình kiểm tra trị giá hải quan, cơ quan hải quan không chỉ đối chiếu tờ khai mà còn rà soát nhiều hồ sơ liên quan như hợp đồng dịch vụ kỹ thuật, invoice, debit note, chứng từ thanh toán, email kỹ thuật, bản vẽ, BOM, engineering report, hồ sơ chuyển giá và dữ liệu kế toán nội bộ.

Mục đích nhằm xác định khoản chi có liên quan trực tiếp đến hàng hóa nhập khẩu, có thuộc khoản “assist” phải cộng vào trị giá hải quan hay không và doanh nghiệp đã kê khai đầy đủ chưa. Trong kiểm tra sau thông quan, cơ quan hải quan thường đánh giá bản chất thực tế của giao dịch thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi chi phí.

❓Doanh nghiệp FDI có rủi ro cao hơn trong vấn đề này không?

CÓ.

Doanh nghiệp FDI thường có rủi ro cao hơn về trị giá hải quan do phát sinh nhiều giao dịch với công ty mẹ hoặc bên liên kết, kèm theo các khoản phân bổ R&D, royalty, license fee, engineering fee hoặc management fee liên quan đến hàng hóa nhập khẩu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ bị kiểm tra đồng thời về trị giá hải quan và giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, cơ quan hải quan hiện tăng cường phối hợp dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu hồ sơ chuyển giá ghi nhận chi phí R&D hoặc technical support nhưng hồ sơ hải quan không kê khai khoản phải cộng tương ứng, doanh nghiệp có nguy cơ cao bị kiểm tra sau thông quan và truy thu thuế.

Doanh nghiệp cần đánh giá đúng bản chất các khoản chi phí R&D ngay từ giai đoạn ký kết hợp đồng, kê khai hải quan và hạch toán kế toán để hạn chế rủi ro bị truy thu thuế, ấn định trị giá hải quan hoặc kiểm tra chuyển giá. Với kinh nghiệm tư vấn trong lĩnh vực thuế – hải quan – thương mại quốc tế, LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát cấu trúc giao dịch, đánh giá các khoản phải cộng trị giá hải quan, xây dựng hồ sơ R&D, tư vấn giao dịch liên kết và đồng hành trong quá trình kiểm tra sau thông quan nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Hồ Chí Minh: 12A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định (Phường Đa Kao, Quận 1 cũ)

Hà Nội: 51 Nguyễn Khắc Hiếu, Phường Ba Đình (Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình cũ)

Nha Trang: 144 Hoàng Hoa Thám, Phường Nha Trang (Phường Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang cũ)

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal