Chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải cung cấp thông tin chủ sở hữu hưởng lợi thế nào?

Vậy chi nhánh, văn phòng đại diện phải cung cấp những thông tin nào? Hồ sơ phải lưu giữ trong bao lâu và trường hợp nộp hồ sơ đăng ký thuế bằng giấy thì kê khai Mẫu BK07-ĐKT như thế nào?

Chi nhánh, văn phòng đại diện phải kê khai thông tin chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi

Theo Mục 7 Công văn 6696/TNI-NVDTPC năm 2026, chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có nghĩa vụ kê khai, cập nhật cho cơ quan thuế thông tin về chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ ở nước ngoài mà mình trực thuộc hoặc đại diện.

Việc cung cấp thông tin được thực hiện trong hai trường hợp:

• Khi đăng ký thuế lần đầu;
• Khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định.

Như vậy, nghĩa vụ này không chỉ phát sinh tại thời điểm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện thực hiện đăng ký thuế ban đầu. Khi thông tin liên quan có thay đổi, đơn vị tại Việt Nam còn phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế theo quy định.

Đây là nội dung các công ty nước ngoài có hiện diện thương mại tại Việt Nam cần lưu ý, đặc biệt khi cơ cấu sở hữu của công ty mẹ có nhiều tầng hoặc có sự thay đổi về chủ sở hữu trong quá trình hoạt động.

Hồ sơ về chủ sở hữu hưởng lợi phải lưu giữ ít nhất 5 năm

Bên cạnh nghĩa vụ kê khai, Công văn 6696 cũng lưu ý về trách nhiệm lưu giữ tài liệu.

Theo đó, chi nhánh và văn phòng đại diện phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến thông tin chủ sở hữu pháp lý, chủ sở hữu hưởng lợi trong suốt thời gian hoạt động, đồng thời bảo đảm có thể cung cấp kịp thời khi cơ quan thuế yêu cầu.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc kỳ báo cáo có liên quan.

Do đó, việc hoàn thành thủ tục đăng ký hoặc cập nhật thông tin với cơ quan thuế không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể không tiếp tục lưu giữ tài liệu làm căn cứ cho nội dung đã kê khai.

Chấm dứt hoạt động thì thông tin được lưu trữ thế nào?

Trường hợp chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của công ty nước ngoài chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, cơ quan thuế có trách nhiệm lưu trữ các thông tin đã được đơn vị cung cấp theo quy định.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm kể từ năm dương lịch mà chi nhánh hoặc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.

Như vậy, dữ liệu liên quan đến chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi không bị loại bỏ ngay khi đơn vị kết thúc hoạt động tại Việt Nam.

Cách kê khai Mẫu BK07-ĐKT khi nộp hồ sơ đăng ký thuế bằng giấy

Trường hợp không thể thực hiện thủ tục đăng ký thuế bằng phương thức điện tử, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ giấy:

• Trực tiếp tại bộ phận một cửa; hoặc
• Qua dịch vụ bưu chính công ích.

Khi kê khai thông tin tại Mẫu BK07-ĐKT, cần đặc biệt chú ý phần "Giấy tờ pháp lý/Mã số đăng ký" tại mục 1 và "Giấy tờ pháp lý" tại mục 2.

Đối với cá nhân là người Việt Nam

Trường hợp là cá nhân người Việt Nam, trừ người Việt Nam sống ở nước ngoài không có căn cước/căn cước công dân, kê khai:

"Căn cước/căn cước công dân" và ghi số căn cước tương ứng.

Đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài có hộ chiếu

Kê khai:

"Hộ chiếu" và ghi đầy đủ số hộ chiếu.

Trường hợp không có hộ chiếu

Đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có hộ chiếu, kê khai:

"Giấy tờ pháp lý khác" và ghi số của giấy tờ pháp lý được sử dụng.

Đối với tổ chức

Ghi loại giấy tờ pháp lý được cấp và số của giấy tờ đó.

Việc kê khai chính xác loại giấy tờ và số giấy tờ pháp lý là nội dung cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ, nhất là đối với chủ sở hữu hoặc tổ chức ở nước ngoài sử dụng hệ thống giấy tờ pháp lý khác với Việt Nam.

Những đối tượng nào phải đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế từ ngày 1/7/2026?

Bên cạnh hướng dẫn tại Công văn 6696, từ ngày 1/7/2026, Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định các nhóm người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông hoặc đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

Trong đó, nhóm đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế bao gồm một số đối tượng đáng chú ý như:

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành không phải đăng ký doanh nghiệp qua cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Đơn vị sự nghiệp và một số tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp đăng ký doanh nghiệp;
• Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam;
• Tổ chức được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền, không hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước;
• Một số tổ chức thuộc trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng;
• Tổ chức nước ngoài phát sinh doanh thu tại Việt Nam thông qua hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử;
• Cá nhân không cư trú có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử thuộc trường hợp luật định;
• Nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài;
• Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay;
• Các chủ thể tham gia hoạt động dầu khí thuộc trường hợp luật định;
• Hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng không thuộc diện phải đăng ký hộ kinh doanh;
• Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân, trừ cá nhân kinh doanh;
• Cá nhân là người phụ thuộc;
• Tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu;
• Tổ chức kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung theo quy định về thuế tối thiểu toàn cầu;
• Các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân khác có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Đáng chú ý, đối với nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, trường hợp toàn bộ doanh thu phát sinh tại Việt Nam đã được khấu trừ và nộp thuế thay thì không phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế theo trường hợp này.

Thông tin đăng ký thuế nào được công khai từ ngày 1/7/2026?

Điều 33 Thông tư 90/2026/TT-BTC cũng quy định về việc tra cứu và công khai thông tin đăng ký thuế.

Theo đó, người nộp thuế và tổ chức, cá nhân có liên quan có thể tra cứu trên Hệ thống thông tin quản lý thuế các thông tin gồm:

• Mã số thuế;
• Tên người nộp thuế;
• Địa chỉ trụ sở;
• Trạng thái mã số thuế;
• Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cơ quan thuế đồng thời thực hiện công khai thông tin đăng ký thuế đối với một số trường hợp, đáng chú ý gồm:

Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế – trạng thái 03.

Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký – trạng thái 06.

Trường hợp cơ quan thuế ban hành văn bản để công khai thông tin thì còn phải công khai số hiệu, ngày ban hành và tên cơ quan thuế ban hành văn bản.

Khi người nộp thuế hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc được khôi phục mã số thuế, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái tương ứng và ngày chấm dứt hoặc khôi phục.

Khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hệ thống sẽ tự cập nhật trạng thái

Doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý gì?

Từ hướng dẫn tại Công văn 6696/TNI-NVDTPC năm 2026, chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam cần đặc biệt lưu ý ba vấn đề.

Thứ nhất, cần xác định và kê khai đầy đủ chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ ở nước ngoài ngay khi đăng ký thuế.

Thứ hai, nghĩa vụ không dừng lại ở lần kê khai đầu tiên. Khi thông tin đăng ký thuế có thay đổi, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phải thực hiện cập nhật theo quy định.

Thứ ba, hồ sơ và tài liệu làm căn cứ xác định thông tin chủ sở hữu cần được quản lý, lưu trữ đầy đủ trong thời gian hoạt động và ít nhất 05 năm kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc kỳ báo cáo có liên quan.

Đối với công ty nước ngoài có cơ cấu sở hữu phức tạp, nhiều tầng hoặc chủ sở hữu nằm tại nhiều quốc gia, việc rà soát trước thông tin và giấy tờ pháp lý của các chủ thể liên quan sẽ giúp hạn chế tình trạng kê khai thiếu, sai thông tin hoặc phải bổ sung hồ sơ khi thực hiện thủ tục với cơ quan thuế.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal