>>> Quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử có hiệu lực từ 01/6/2025

>>> Tội trốn thuế bị xử lý thế nào? Trốn thuế gồm những hành vi nào?

Câu hỏi:

Trả lời:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi đến LHLegal, trong hoạt động kinh doanh, không hiếm gặp trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn nhưng sau đó khách hàng thay đổi ý định, không nhận hàng và từ chối cả việc nhận hóa đơn. Tình huống này khiến không ít doanh nghiệp lúng túng: Liệu có thể tự ý hủy hóa đơn? Có cần lập biên bản không? Nếu vẫn kê khai thuế thì có rủi ro pháp lý hay không? 

Bài viết dưới đây của LHLegal sẽ cung cấp phân tích chuyên sâu và căn cứ pháp lý mới nhất để giúp doanh nghiệp xử lý đúng pháp luật, đúng quy trình.

Quy định về việc xuất hóa đơn

Quy định về hóa đơn

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn

“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Như vậy, việc lập hóa đơn chỉ nên diễn ra khi giao dịch thực sự hoàn tất hoặc đã có căn cứ xác nhận về nghĩa vụ giao dịch giữa hai bên.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa như sau:

“Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Do đó, nếu khách hàng từ chối nhận hàng thì việc chuyển giao chưa diễn ra, đồng nghĩa hóa đơn đã xuất không có cơ sở pháp lý về giao dịch thực tế. Việc giữ nguyên hóa đơn trong trường hợp này sẽ làm doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và thuế VAT cho một thương vụ không thành, gây sai lệch sổ sách và nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp có được phép hủy hóa đơn khi khách không nhận hàng, hoặc không tiếp tục sử dụng dịch vụ không?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lập hóa đơn trước khi giao hàng để chuẩn bị hồ sơ vận chuyển hoặc dự kiến thanh toán. Khi khách hàng từ chối nhận hàng, đồng nghĩa giao dịch không phát sinh, thì hóa đơn cũng không còn giá trị sử dụng thực tế.

Trường hợp hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ

Pháp luật hiện hành đã dự liệu tình huống hủy giao dịch và cho phép hủy hóa đơn trong trường hợp này. Cụ thể, điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 123) quy định: 

“Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;” 

Theo đó, khi hợp đồng mua bán hàng hóa bị hủy bỏ, doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn đã xuất cho giao dịch đó theo đúng thủ tục luật định.

Ví dụ: Công ty X xuất hóa đơn ngày 10/03 cho khách hàng Y về việc bán 100 sản phẩm, nhưng đến ngày 12/03 khách Y báo hủy đơn hàng, từ chối nhận hàng và hóa đơn. Trong tình huống này, Công ty X nên tiến hành hủy bỏ hóa đơn đã lập cho khách Y, bởi giao dịch mua bán thực tế không diễn ra. Việc hủy hóa đơn sẽ giúp Công ty X tránh phải kê khai doanh thu và nộp thuế GTGT cho thương vụ bị hủy, đồng thời đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh đúng thực trạng

Trường hợp người mua trả lại hàng hóa

Theo Mục 2 Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành có hướng dẫn về lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng như sau:

“2. Về lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

Đối với trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.”

Như vậy, trường hợp khách trả lại hàng do không đúng quy cách, chất lượng thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

Vẫn kê khai thuế hóa đơn đã lập khi khách từ chối nhận: Nên hay không?

Một số doanh nghiệp băn khoăn liệu có nên cứ kê khai thuế đầu ra cho hóa đơn đã lập (dù khách không lấy) rồi sau đó điều chỉnh giảm sau, nhằm “cho xong thủ tục”. Tuy nhiên, việc kê khai thuế cho hóa đơn của giao dịch không xảy ra là không nên. Nếu hóa đơn đã hoặc sẽ được hủy bỏ hợp lệ, nó sẽ không còn giá trị sử dụng cho mục đích kê khai thuế. Nói cách khác, hóa đơn bị hủy thì không được tính vào doanh thu tính thuế và thuế GTGT đầu ra của doanh nghiệp. Việc cố tình đưa hóa đơn này vào tờ khai thuế sẽ làm tăng doanh thu và thuế phải nộp một cách không cần thiết, sau đó doanh nghiệp lại phải lập hồ sơ điều chỉnh giảm doanh thu/thuế ở kỳ sau, gây phức tạp và dễ nhầm lẫn trong quản lý thuế.

Hóa đơn bị hủy không được tính vào doanh thu tính thuế và thuế GTGT đầu ra của doanh nghiệp

Theo Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019:

“Người nộp thuế có trách nhiệm kê khai trung thực, đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu theo quy định.” 

Do đó nếu giao dịch không phát sinh thật sự (khách không nhận hàng), thì việc kê khai là khai sai bản chất giao dịch, vi phạm nghĩa vụ thuế.

Giải pháp đúng đắn là không kê khai hóa đơn đã xuất mà khách từ chối nếu doanh nghiệp đã tiến hành hủy hóa đơn theo quy định. Doanh nghiệp nên thông báo sai sót và hủy hóa đơn kịp thời trong kỳ tính thuế hiện tại để hóa đơn đó không xuất hiện trên báo cáo dữ liệu hóa đơn của cơ quan thuế. Trường hợp đã lỡ kê khai hóa đơn (do chưa kịp hủy trong kỳ), doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh trong kỳ thuế tiếp theo (có thể bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu về 0 hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế) để xóa bỏ ảnh hưởng của hóa đơn đã hủy. Tóm lại, không nên kê khai thuế cho hóa đơn mà khách hàng từ chối nhận; thay vào đó, hãy xử lý hủy hóa đơn đúng luật để tránh phải nộp thuế oan và mất công điều chỉnh sau này.

Nếu kê khai thuế từ hóa đơn không phát sinh doanh thu thực tế, doanh nghiệp có thể bị:

• Truy thu thuế (nếu cơ quan thuế phát hiện sai phạm)

• Xử phạt khai sai, khai khống theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Hướng xử lý đúng pháp luật khi khách trả lại hàng, không lấy hóa đơn

Trong trường hợp thực tế, khách hàng đã nhận hàng và hóa đơn nhưng sau đó trả lại toàn bộ hàng hóa và không chấp nhận hóa đơn (ví dụ khách hàng cá nhân mua lẻ trả lại hàng, hoặc hai bên hủy bỏ hợp đồng mua bán), doanh nghiệp cần tiến hành các bước xử lý sau đúng theo quy định pháp luật:

• Hủy hóa đơn đúng trình tự: Trước hết, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn đã lập liên quan đến hàng hóa bị trả lại theo đúng trình tự luật định. Nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, hai bên cần phối hợp lập biên bản thu hồi/hủy hóa đơn. Biên bản này ghi rõ thông tin hóa đơn (số, ký hiệu, ngày), lý do khách trả hàng và cam kết thống nhất hủy bỏ hóa đơn. Cả người bán và người mua cùng ký xác nhận trên biên bản để đảm bảo tính pháp lý. Sau khi biên bản được ký, hóa đơn sẽ được hủy trên hệ thống (đối với hóa đơn điện tử, chuyển trạng thái “đã hủy”). Lưu ý, việc hủy hóa đơn phải kịp thời (tốt nhất là trong cùng kỳ kê khai thuế phát sinh giao dịch) để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

• Gửi thông báo hóa đơn bị hủy đến cơ quan thuế: Song song với việc lập biên bản hủy, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn đã hủy. Ghi nhận nghiệp vụ trong báo cáo thuế và sổ sách kế toán: Cuối cùng, doanh nghiệp phải cập nhật việc trả lại hàng và hủy hóa đơn vào báo cáo thuế, cũng như sổ sách kế toán của mình. 

Việc khách hàng không nhận hàng và từ chối hóa đơn đòi hỏi doanh nghiệp xử lý thận trọng, đúng luật. Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn và tiến hành hủy hóa đơn theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời thông báo kịp thời cho cơ quan thuế. 

Hóa đơn sau khi hủy sẽ không được kê khai thuế, và doanh nghiệp phải điều chỉnh sổ sách để tránh ghi nhận doanh thu “ảo”. Bằng việc tuân thủ đúng trình tự, doanh nghiệp vừa tránh được các chế tài xử phạt không đáng có, vừa đảm bảo báo cáo thuế và kế toán phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh của mình. Các quy định mới về hóa đơn điện tử tuy chặt chẽ nhưng giúp doanh nghiệp minh bạch hơn trong quản lý hóa đơn – một yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Việc xử lý hóa đơn khi khách hàng không nhận hàng, không lấy hóa đơn tưởng chừng đơn giản nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp chủ quan. Doanh nghiệp không thể tự hủy hóa đơn nếu không có xác nhận từ khách hàng, cũng không nên kê khai thuế đối với hóa đơn chưa phát sinh nghĩa vụ thực tế.

LHLegal khuyến nghị: hãy xử lý mọi hóa đơn chưa hoàn thành giao dịch theo đúng quy trình pháp luật, từ việc lập biên bản, ghi nhận sổ sách đến khai báo thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ:

• Soạn thảo biên bản hủy hóa đơn;

• Giải trình với cơ quan thuế;

• Tư vấn kiểm soát rủi ro thuế – kế toán trong xuất hóa đơn,

Hãy liên hệ LHLegal để được hỗ trợ trọn gói, kịp thời và chính xác.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự