Vì sao hồ sơ thành lập doanh nghiệp thường bị từ chối? 7 lỗi pháp lý bạn nên tránh

>>> Hồ sơ thành lập doanh nghiệp 2025: Danh sách đầy đủ và chi tiết

>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết từ A-Z

Tóm tắt quy trình thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị thông tin thành lập doanh nghiệp

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên,...

• Chọn tên doanh nghiệp: không trùng lặp, không gây nhầm lẫn đúng quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. 

• Xác định trụ sở chính: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020.

• Ngành nghề kinh doanh: 

  • Không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh Luật Đầu tư;

  • Với các ngành có điều kiện doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện mới được kinh doanh.

• Vốn điều lệ: Do doanh nghiệp tự đăng ký, không bắt buộc tối thiểu, trừ ngành nghề có điều kiện (ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản,…)

• Thông tin người đại diện theo pháp luật: họ tên, chức danh, giấy tờ tùy thân.

Bước 2: Soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ có thể thay đổi nhưng cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty (đối với Công ty hợp danh, Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty trách nhiệm hữu một hai thành viên)

• Danh sách thành viên góp vốn (đối với Công ty hợp danh, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)

Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với Công ty cổ phần)

• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông (CCCD/CMND/Hộ chiếu).

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp)

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ,Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc dấu và công bố nội dung đăng ký

• Khắc con dấu tròn doanh nghiệp.

• Thực hiện công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia trong 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế

• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Đăng ký thuế, mua chữ ký số, đăng ký nộp thuế điện tử.

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 6: Hoàn tất các thủ tục nội bộ

• Góp vốn đủ và đúng hạn.

• Tổ chức họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (nếu có).

• Lưu giữ hồ sơ nội bộ theo quy định.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại

Sai về tên doanh nghiệp

Việc đặt tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là việc làm tiên quyết, là yêu cầu pháp lý bắt buộc, nhằm đảm bảo sự minh bạch, cạnh tranh lành mạnh trong hoạt động kinh doanh. 

Hậu quả khi đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định pháp luật:

• Nếu tên doanh nghiệp vi phạm quy định (trùng tên, gây nhầm lẫn, sử dụng từ cấm…), cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối cấp phép, khiến hồ sơ bị trả về, gây mất thời gian và chi phí.

• Tránh rủi ro pháp lý và tranh chấp thương hiệu dẫn đến thiệt hại về hình ảnh và chi phí tái xây dựng thương hiệu.

• Khẳng định tính chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh

Tên đúng luật thể hiện sự tuân thủ và uy tín của doanh nghiệp ngay từ bước đầu tiên, tạo niềm tin đối với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.

Ngành nghề kinh doanh không rõ ràng hoặc chưa được phép

• Ngành nghề kinh doanh là yếu tố then chốt phản ánh phạm vi hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh những ngành nghề đã đăng ký và không thuộc danh mục bị cấm. Việc lựa chọn và cập nhật mã ngành đúng, đầy đủ, phù hợp là trách nhiệm pháp lý và lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. 

• Ngành nghề kinh doanh còn là cơ sở để xác định loại hình thuế, mức thuế suất, mức đóng bảo hiểm, cũng như tiếp cận ưu đãi đầu tư. Việc cập nhật thiếu hoặc sai có thể gây thất thoát quyền lợi hoặc dẫn đến truy thu, xử phạt.

• Khi hợp tác hoặc huy động vốn đầu tư, đối tác thường rà soát kỹ ngành nghề đăng ký. Thiếu mã ngành phù hợp có thể khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội ký kết hợp đồng, liên doanh hoặc tiếp cận nguồn vốn.

Vốn điều lệ không hợp lý hoặc sai quy định

Theo khoản 34 Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định mức vốn điều lệ cụ thể đối với doanh nghiệp. Tùy vào khả năng kinh tế của chủ sở hữu và mục đích hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tự quyết định mức vốn điều lệ cụ thể. Thông thường doanh nghiệp sẽ xem xét đến các yếu tố sau để quyết định vốn điều lệ:

• Khả năng tài chính của chủ sở hữu;

• Phạm vi, quy mô hoạt động của doanh nghiệp;

• Chi phí hoạt động thực tế của doanh nghiệp sau khi thành lập;

• Dự án kinh doanh ký kết với đối tác…

Trong trường hợp kinh doanh những ngành nghề có quy định vốn pháp định (dịch vụ bảo vệ, ngân hàng, bảo hiểm,…) và mức ký quỹ (dịch vụ sản xuất phim, cho thuê lại lao động…) thì vốn điều lệ của doanh nghiệp tối thiểu phải bằng mức vốn pháp định hay ký quỹ theo như quy định.

Nếu kinh doanh những ngành nghề khác, không quy định vốn pháp định và mức ký quỹ thì doanh nghiệp có thể tự do xác định vốn điều lệ.

Hậu quả khi đăng ký vốn điều lệ không hợp lý hoặc sai quy định:

1. Gây hiểu lầm cho đối tác và khách hàng

Vốn điều lệ thể hiện năng lực tài chính cam kết của doanh nghiệp. Nếu kê khai vốn quá cao so với khả năng thực tế có thể khiến đối tác đánh giá sai về tiềm lực công ty, dẫn đến rủi ro khi hợp tác hoặc tranh chấp khi doanh nghiệp không đáp ứng được nghĩa vụ tài chính đã cam kết.

2. Rủi ro pháp lý nếu kê khai không đúng thực tế

Mặc dù hiện nay pháp luật không yêu cầu phải chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký, nhưng nếu vốn kê khai quá thấp trong khi ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn tối thiểu, doanh nghiệp có thể bị từ chối cấp phép hoạt động hoặc bị xử phạt hành chính.

3. Ảnh hưởng đến trách nhiệm tài chính của thành viên/cổ đông

Trong công ty TNHH, công ty cổ phần, các thành viên/cổ đông chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã góp. Nếu vốn điều lệ đăng ký cao nhưng không thực góp đúng và đủ trong thời hạn 90 ngày theo quy định, thì:

• Phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ phần vốn góp (khoản 3 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020).

• Nếu không thực hiện điều chỉnh thì sẽ bị xử phạt vi phạm về thành lập doanh nghiệp (khoản 3 và khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư).

4. Khó khăn khi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế

Ngân hàng và các cơ quan chức năng thường đối chiếu vốn điều lệ khi đánh giá tín nhiệm hoặc cấp hạn mức tín dụng. Kê khai vốn không thực chất có thể ảnh hưởng đến khả năng vay vốn, mở rộng hoạt động hoặc bị đưa vào diện giám sát.

5. Ảnh hưởng đến việc chia lợi nhuận và phân chia quyền lực trong nội bộ

Trong nội bộ doanh nghiệp, vốn điều lệ là cơ sở xác định tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, chia lợi nhuận. Nếu không góp đủ vốn hoặc góp vốn không đúng theo thỏa thuận ban đầu, dễ phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp.

Việc không góp đủ vốn hoặc góp không đúng thỏa thuận dễ phát sinh tranh chấp

Sai sót trong thông tin cá nhân của thành viên/cổ đông

Theo Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi khoản 11 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Họ, tên, chữ ký, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của thành viên là cá nhân (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh); của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân (đối với công ty cổ phần);

• Tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức (công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh); của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức (công ty cổ phần);

• Họ, tên, chữ ký, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức (công ty trách nhiệm hữu hạn); của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức (công ty cổ phần);

• Phần vốn góp, giá trị vốn góp, tỷ lệ sở hữu phần vốn góp, loại tài sản, số lượng tài sản, giá trị của từng loại tài sản góp vốn, thời hạn góp vốn của từng thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh); số lượng cổ phần, loại cổ phần, tỷ lệ sở hữu cổ phần, loại tài sản, số lượng tài sản, giá trị của từng loại tài sản góp vốn, thời hạn góp vốn của từng cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần).

Danh sách cổ đông, danh sách thành viên thường bị sai sót là phần thông tin về vốn, cổ phần của thành viên, cổ đông công ty, theo quy định phải kê khai loại tài sản vốn góp thì phải ghi là Đồng Việt Nam nhưng nhiều công ty lại khai là Tiền mặt dẫn tới Danh sách thành viên khai sai thông tin. Và phần chữ ký của các thành viên, cổ đông trong danh sách, rất hay bị công ty bỏ sót, tại danh sách các cổ đông, thành viên phải ký vào mục chữ ký thành viên, cổ đông công ty tại vị trí tương ứng với hàng thông tin của mình.

Hậu quả của việc sai sót trong thông tin cá nhân của thành viên/cổ đông khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: 

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu, xác minh thông tin cá nhân của các cá nhân tham gia góp vốn. Nếu phát hiện sai sót hoặc không trùng khớp với dữ liệu dân cư quốc gia, hồ sơ có thể:

• Bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung;

• Bị từ chối tiếp nhận hoặc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Từ đó, làm chậm tiến độ thành lập công ty và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

• Gây rủi ro trong việc xác định quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông

Sai sót thông tin cá nhân có thể dẫn đến:

• Không xác định đúng người có quyền sở hữu phần vốn góp/cổ phần;

• Mâu thuẫn, tranh chấp quyền biểu quyết, chia lợi nhuận hoặc chuyển nhượng vốn;

• Khó khăn khi thực hiện các giao dịch nội bộ (bổ nhiệm, thay đổi người đại diện, triệu tập họp…).

Đặc biệt nguy hiểm khi thông tin sai lệch này không được phát hiện sớm, dẫn đến tranh chấp kéo dài và khó xử lý bằng pháp luật.

• Gây khó khăn khi làm thủ tục hành chính, ngân hàng, thuế

Thông tin cá nhân không chính xác có thể ảnh hưởng đến:

• Việc mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp;

• Khả năng xác minh cổ đông khi thực hiện nghĩa vụ thuế;

• Việc cấp giấy phép con trong các ngành nghề có điều kiện (phải xác minh lý lịch cá nhân).

• Có thể bị xử phạt hành chính, buộc phải điều chỉnh hồ sơ.

Hồ sơ không đầy đủ 

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 19 đến Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 được hướng dẫn bởi Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp tư nhân:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Công ty hợp danh:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Danh sách thành viên;

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên;

Trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Công ty trách nhiệm hữu hạn:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Danh sách thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)

• Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

Công ty cổ phần:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

• Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

Hậu quả khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không đầy đủ:

• Hồ sơ bị từ chối tiếp nhận hoặc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ ngay từ khi nhận được hồ sơ. Nếu thiếu bất kỳ thành phần bắt buộc nào (ví dụ: điều lệ công ty, giấy tờ tùy thân, danh sách thành viên,…) thì hồ sơ sẽ:

• Bị từ chối tiếp nhận;

• Phải nộp lại từ đầu hoặc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Điều này làm mất thời gian, kéo dài thời gian được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.

• Tăng chi phí hành chính và nhân sự

Việc chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần sẽ khiến doanh nghiệp:

• Phải tốn thêm thời gian công sức chỉnh sửa, bổ sung;

• Tốn chi phí nhờ đơn vị tư vấn xử lý lại hồ sơ;

• Có nguy cơ bị trễ tiến độ các thủ tục tiếp theo như: mở tài khoản ngân hàng, in hóa đơn, khai thuế...

Sử dụng địa chỉ trụ sở không hợp lệ

• Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, địa chỉ trụ sở là yếu tố bắt buộc và có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là thông tin quản lý hành chính, mà còn là căn cứ để xác định trách nhiệm pháp lý, thẩm quyền giao dịch và quyền - nghĩa vụ của doanh nghiệp trong mọi hoạt động.

• Thông báo thuế, quyết định xử phạt, giấy mời thanh tra… sẽ được gửi đến địa chỉ trụ sở. Nếu địa chỉ không đúng, doanh nghiệp có thể bị coi là trốn tránh nghĩa vụ và chịu xử phạt nặng hơn, thậm chí bị khóa mã số thuế hoặc thu hồi giấy phép. Trong tranh chấp dân sự, thương mại, cơ quan tố tụng sẽ dựa vào thông tin đăng ký doanh nghiệp để gửi giấy triệu tập, xác định thẩm quyền xử lý. Nếu thông tin sai, doanh nghiệp có thể mất quyền bảo vệ hợp pháp của mình hoặc bị xử vắng mặt.

Dùng địa chỉ trụ sở không hợp lệ doanh nghiệp có thể bị coi là trốn tránh nghĩa vụ thuế

Không theo dõi phản hồi trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp

Một trong những lỗi phổ biến nhưng dễ bị bỏ sót khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là không thường xuyên kiểm tra phản hồi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gửi phản hồi về tình trạng hồ sơ: đã tiếp nhận, cần bổ sung, bị từ chối hay đã được phê duyệt. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra kịp thời, có thể dẫn đến việc quá hạn bổ sung hồ sơ hoặc không biết lý do hồ sơ bị trả, từ đó gây kéo dài thời gian xử lý và tăng nguy cơ bị từ chối đăng ký.

Hệ quả thường gặp:

• Hồ sơ bị từ chối do không hợp lệ hoặc không bổ sung đúng hạn;

• Doanh nghiệp phải nộp lại hồ sơ từ đầu, ảnh hưởng tiến độ thành lập công ty.

• Tốn thêm thời gian, chi phí hành chính và mất uy tín trong mắt đối tác nếu đã công bố thời điểm bắt đầu hoạt động.

Hệ quả của việc bị trả hồ sơ nhiều lần

Việc bị trả lại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhiều lần không chỉ gây gián đoạn về mặt thời gian mà còn kéo theo nhiều hệ lụy pháp lý, tài chính và uy tín đối với cá nhân/tổ chức đứng tên thành lập doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Kéo dài thời gian thành lập doanh nghiệp

• Khi hồ sơ đăng ký bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối, người nộp hồ sơ phải chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu. Nếu sai sót không được khắc phục triệt để hoặc phát sinh lỗi mới, hồ sơ tiếp tục bị trả về, dẫn đến quy trình lặp đi lặp lại, làm chậm quá trình thành lập doanh nghiệp so với kế hoạch ban đầu;

• Việc chậm có thể kéo dài từ vài ngày đến hàng tuần, đặc biệt ảnh hưởng nếu người thành lập đã có kế hoạch triển khai hợp đồng, dự án, thuê mặt bằng, hoặc tuyển dụng nhân sự;

• Kéo dài thời gian thành lập;

• Tăng chi phí hành chính, ảnh hưởng uy tín nếu đang có nhà đầu tư chờ;

• Có thể phải nộp lại từ đầu trong một số trường hợp.

2. Tăng chi phí hành chính và ảnh hưởng đến uy tín

• Mỗi lần chỉnh sửa hồ sơ đều tiêu tốn thêm nguồn lực;

• Chi phí thời gian của người thực hiện;

• Chi phí thuê dịch vụ pháp lý (nếu có);

• Chi phí phát sinh khác như công chứng, in ấn, đi lại.

3. Có thể phải nộp lại hồ sơ từ đầu

• Theo quy định, nếu hồ sơ bị từ chối nhưng không được chỉnh sửa và nộp lại trong thời gian quy định (thường là 60 ngày đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng), hoặc sau quá nhiều lần bổ sung vẫn không đạt yêu cầu, cơ quan đăng ký có thể xóa hồ sơ khỏi hệ thống.

• Khi đó, người thành lập phải nộp lại hồ sơ mới hoàn toàn, từ đó khiến quá trình đăng ký bị “reset”, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lộ trình triển khai hoạt động kinh doanh.

Kinh nghiệm và giải pháp khắc phục

1. Kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp và mã ngành trước khi nộp

Tên doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký (quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020).

Mã ngành nghề phải được liệt kê đúng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg).

Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện còn yêu cầu ghi rõ nội dung chi tiết trong ngành nghề đăng ký.

    Do đó, trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần phải:

• Tra cứu tên doanh nghiệp và mã ngành tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn;

• Kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác;

• Đối với ngành nghề chưa rõ, nên tham khảo danh mục chi tiết và các quy định chuyên ngành;

2. Sử dụng biểu mẫu mới nhất do Bộ Tài chính ban hành

Việc sử dụng biểu mẫu cũ hoặc không đúng phiên bản có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu nộp lại. Doanh nghiệp nên:

• Cập nhật biểu mẫu mới nhất theo Thông tư 68/2025/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;

• Chú ý các thay đổi về: định dạng, nội dung thông tin cần kê khai, cách trình bày;

• Khi làm hồ sơ giấy, nên kiểm tra kỹ số lượng bản, cách ký, đóng dấu và công chứng (nếu cần).

3. Tham khảo các lỗi phổ biến từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thường cập nhật thống kê lỗi hồ sơ thường gặp: thiếu giấy tờ, sai thông tin cá nhân, lỗi kỹ thuật (tệp không đúng định dạng), tên trùng…

Việc tham khảo trước các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm cơ bản.

Trước khi nộp hồ sơ, người nộp nên:

• Truy cập mục “Hỗ trợ” trên hệ thống để xem lỗi hay gặp khi nộp hồ sơ online;

Nếu có thắc mắc thì có thể đặt câu hỏi tại mục “Hỗ trợ - Câu hỏi thường gặp” để được giải đáp thắc mắc;

• Nắm rõ quy trình xử lý, thời gian phản hồi, hướng dẫn bổ sung hồ sơ để chủ động theo dõi.

4. Có thể nhờ đơn vị pháp lý chuyên nghiệp tư vấn - soát lỗi

Với người mới thành lập doanh nghiệp, chưa quen thủ tục pháp lý, việc tự làm hồ sơ dễ dẫn đến sai sót nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn. 

Sự hỗ trợ từ luật sư hoặc đơn vị chuyên môn giúp hồ sơ vừa đúng luật, vừa tối ưu về nội dung (đặc biệt với các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài...).

Do đó, các chủ doanh nghiệp nên tìm đến các công ty luật hoặc chuyên viên có kinh nghiệm để được:

• Tư vấn ngành nghề phù hợp, mã ngành chính xác;

• Soạn và rà soát toàn bộ hồ sơ theo yêu cầu;

• Đại diện nộp và theo dõi tình trạng hồ sơ, xử lý phản hồi nhanh chóng.

Liên hệ Luật sư hỗ trợ thành lập doanh nghiệp  

Việc tham khảo sự trợ giúp của luật sư trong quá trình thực hiện các thủ tục để đăng ký doanh nghiệp là việc làm cần thiết. Nếu nhà đầu tư đang chuẩn bị thành lập công ty nhưng còn băn khoăn về thủ tục pháp lý, cách lựa chọn ngành nghề, tỷ lệ góp vốn hay quy trình đăng ký đúng chuẩn thì LHLegal chính là đối tác pháp lý đáng tin cậy.

Với đội ngũ Luật sư cùng các chuyên gia pháp lý không chỉ am hiểu quy định pháp luật, mà còn có kinh nghiệm thực tiễn trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là Kinh doanh - thương mại, LHLegal sẵn sàng đồng hành cùng Khách hàng trong suốt quá trình từ tư vấn thành lập doanh nghiệp đến khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cả quá trình hoạt động của doanh nghiệp về sau. Các công việc LHLegal sẽ thực hiện bao gồm:

• Tư vấn về ngành nghề kinh doanh tận tâm, đúng luật, đúng nhu cầu, đúng định hướng kinh doanh của từng Khách hàng;

• Hỗ trợ trọn gói cho Khách hàng giúp tiết kiệm thời gian:

  • Tư vấn loại hình doanh nghiệp, lựa chọn mã ngành;

  • Soạn thảo hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả đăng ký;

  • Thủ tục sau thành lập doanh nghiệp (mở tài khoản ngân hàng, in hóa đơn, đăng ký thuế…)

LHLegal đều có giải pháp toàn diện giúp Khách hàng kinh doanh thuận lợi và an tâm về mặt pháp lý.

• Không chỉ hỗ trợ Khách hàng ở giai đoạn đầu thành lập mà LHLegal còn đồng hành pháp lý trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp: soạn thảo hợp đồng, tư vấn pháp lý thường xuyên, xử lý tranh chấp, bảo hộ thương hiệu...

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal