Hướng dẫn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết từ A-Z

>>> Hướng dẫn thành lập doanh nghiệp không có vốn đầu tư nước ngoài

>>> Hướng dẫn lựa chọn loại hình doanh nghiệp khi thành lập công ty

Các hình thức đăng ký doanh nghiệp online

Theo khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp của Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng một trong hai hình thức sau để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử:

• Sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; hoặc 

  • Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng để ký số thay thế chữ ký thông thường, mẫu dấu trong các văn bản của cơ quan, tổ chức. 

  • Khi đăng ký theo hình thức này, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ là các văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

• Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

  • Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp.

  • Mỗi tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online gồm những gì?

Căn cứ Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử

Theo quy định tại Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những loại giấy tờ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, như sau:

1. Doanh nghiệp tư nhân: cần có 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

2. Công ty hợp danh:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Danh sách thành viên;

• Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức;

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;

  • Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

3. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty.;

• Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;

• Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; 

  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; 

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

  • Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

4. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp online, người dân cần chuẩn bị đủ hồ sơ theo quy định pháp luật

Điều kiện để thực hiện đăng ký doanh nghiệp online

Căn cứ khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp của Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021:

“Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.” 

Như vậy, việc đăng ký doanh nghiệp online chính là đăng ký doanh nghiệp bằng cách sử dụng 1 trong 2 hình thức: sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Để làm được điều đó, cá nhân, tổ chức cần phải có:

• Chữ ký số hợp lệ hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trên Hệ thống quốc gia; và

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo đúng loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập. 

Các bước thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp online

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số

Theo Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số:

Bước 1: Kê khai thông tin và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. 

• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Căn cứ Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện như sau:

Bước 1: Kê khai thông tin và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 2: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có

• Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. 

• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý khi đăng ký doanh nghiệp online

1. Đặt tên doanh nghiệp đúng quy định

Việc đặt tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là việc làm tiên quyết, là yêu cầu pháp lý bắt buộc, nhằm đảm bảo sự minh bạch, cạnh tranh lành mạnh trong hoạt động kinh doanh.

• Nếu tên doanh nghiệp vi phạm quy định (trùng tên, gây nhầm lẫn, sử dụng từ cấm…), cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối cấp phép, khiến hồ sơ bị trả về, gây mất thời gian và chi phí.

• Tránh rủi ro pháp lý và tranh chấp thương hiệu dẫn đến thiệt hại về hình ảnh và chi phí tái xây dựng thương hiệu.

• Khẳng định tính chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh

Tên đúng luật thể hiện sự tuân thủ và uy tín của doanh nghiệp ngay từ bước đầu tiên, tạo niềm tin đối với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.

2. Ngành nghề kinh doanh phải phù hợp và cập nhật mã ngành

• Ngành nghề kinh doanh là yếu tố then chốt phản ánh phạm vi hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh những ngành nghề đã đăng ký và không thuộc danh mục bị cấm. Việc lựa chọn và cập nhật mã ngành đúng, đầy đủ, phù hợp là trách nhiệm pháp lý và lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. 

• Ngành nghề kinh doanh còn là cơ sở để xác định loại hình thuế, mức thuế suất, mức đóng bảo hiểm, cũng như tiếp cận ưu đãi đầu tư. Việc cập nhật thiếu hoặc sai có thể gây thất thoát quyền lợi hoặc dẫn đến truy thu, xử phạt.

• Khi hợp tác hoặc huy động vốn đầu tư, đối tác thường rà soát kỹ ngành nghề đăng ký. Thiếu mã ngành phù hợp có thể khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội ký kết hợp đồng, liên doanh hoặc tiếp cận nguồn vốn.

3. Thông tin địa chỉ, người đại diện phải chính xác

• Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật là hai yếu tố bắt buộc và có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là thông tin quản lý hành chính, mà còn là căn cứ để xác định trách nhiệm pháp lý, thẩm quyền giao dịch và quyền - nghĩa vụ của doanh nghiệp trong mọi hoạt động.

• Thông báo thuế, quyết định xử phạt, giấy mời thanh tra… sẽ được gửi đến địa chỉ trụ sở. Nếu địa chỉ không đúng, doanh nghiệp có thể bị coi là trốn tránh nghĩa vụ và chịu xử phạt nặng hơn, thậm chí bị khóa mã số thuế hoặc thu hồi giấy phép. Trong tranh chấp dân sự, thương mại, cơ quan tố tụng sẽ dựa vào thông tin đăng ký doanh nghiệp để gửi giấy triệu tập, xác định thẩm quyền xử lý. Nếu thông tin sai, bạn có thể mất quyền bảo vệ hợp pháp của mình hoặc bị xử vắng mặt.

• Người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng, giao dịch, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nếu người này đã thay đổi mà không cập nhật, các giao dịch sau đó có thể không có hiệu lực hoặc bị bên thứ ba khiếu nại, khởi kiện.

4. Hồ sơ phải được nộp đúng định dạng (PDF, ký số…)

Căn cứ vào điểm a khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. 

Tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định:

“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.”

Theo đó, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được nộp đúng định dạng để tránh bị hệ thống từ chối tự động, gây chậm trễ xử lý. Việc làm này nhằm giúp cán bộ xử lý dễ dàng tiếp nhận, phân luồng và xét duyệt nhanh chóng hơn.

Bạn cần nộp hồ sơ đúng định dạng để tránh bị hệ thống từ chối tự động

LHLegal hỗ trợ đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói

Hiện nay, thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam đã được thực hiện qua mạng thông tin điện tử. Tuy nhiên, không ít cá nhân, tổ chức gặp vướng mắc trong quá trình nộp hồ sơ như: không biết cách chuẩn bị hồ sơ đúng định dạng, hồ sơ bị từ chối do sai mã ngành, trùng tên, địa chỉ không hợp lệ, giấy tờ không đúng hoặc không đầy đủ; loay hoay nhiều lần nộp lại hồ sơ, kéo dài thời gian thành lập,.... Để rút ngắn thời gian và hạn chế rủi ro trong việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp nên tìm đến Luật sư tư vấn.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm pháp lý, am hiểu thực tiễn, LHLegal cung cấp dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp với từng điều kiện cụ thể của khách hàng;

• Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp;

• Tư vấn đặt tên, ngành nghề, vốn điều lệ đúng quy định;

• Đại diện làm việc với cơ quan có thẩm quyền, nộp và theo dõi hồ sơ thay khách hàng;

• Xử lý nhanh các tình huống bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan đăng ký;

• Hỗ trợ khắc dấu, đăng ký thuế, tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LHLegal