Làm sao để thương nhân nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam hợp pháp?

>>> So sánh chi nhánh công ty Luật với văn phòng đại diện công ty Luật

>>> Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh tổ chức hành nghề luật sư

Văn phòng đại diện - Cửa ngõ thăm dò thị trường Việt Nam

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được phép hoạt động tại Việt Nam nhằm mục đích thúc đẩy thương mại, tiếp cận đối tác, thực hiện nghiên cứu thị trường, nhưng không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.

Khác với việc thành lập công ty con hay chi nhánh, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân riêng, không phát sinh doanh thu, và là lựa chọn phù hợp cho các thương nhân nước ngoài mới bước vào thị trường Việt Nam.

Điều kiện và quy trình cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh tại nước sở tại;

• Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực và hợp lệ;

• Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Thẩm quyền cấp phép tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động:

• Sở Công Thương nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện: thẩm quyền phổ biến nhất.

• Bộ quản lý chuyên ngành: đối với một số lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, giáo dục, du lịch…

Các bước thực hiện:

1. Chuẩn bị hồ sơ theo quy định;

2. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (trực tiếp, qua bưu điện hoặc cổng dịch vụ công);

3. Theo dõi tiến độ xử lý;

4. Nhận Giấy phép thành lập (trong vòng 7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ).

Mời bạn xem chi tiết từng bước cũng như quy trình cấp giấy phép trong bài này: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Những thủ tục pháp lý không thể bỏ qua sau khi được cấp phép

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài không thể chỉ dừng lại ở việc “có giấy phép”, mà cần thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý tiếp theo để đảm bảo văn phòng được hoạt động hợp pháp và ổn định lâu dài tại Việt Nam.

Dưới đây là các bước cần thiết:

1. Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu

• Sau khi được cấp phép, văn phòng đại diện cần tiến hành khắc dấu tròn để phục vụ công tác hành chính nội bộ.

• Dấu được khắc tại đơn vị có đăng ký kinh doanh hợp pháp về khắc dấu, và được thông báo mẫu dấu cho cơ quan cấp phép (nếu có yêu cầu).

• Tuy không bắt buộc đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an như trước, nhưng việc sử dụng dấu phải nhất quán và đúng quy định nội bộ.

2. Đăng ký mã số thuế

• Văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký thuế với cơ quan thuế địa phương trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày chính thức hoạt động.

• Hồ sơ bao gồm: Bản sao Giấy phép thành lập, mẫu dấu, giấy tờ của người đứng đầu, tờ khai đăng ký thuế (theo mẫu).

• Sau khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế 13 số cho văn phòng đại diện (đây là điều kiện để thực hiện các nghĩa vụ thuế sau này, nếu có).

3. Gắn bảng hiệu tại trụ sở

Văn phòng đại diện phải gắn bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở đúng như đăng ký. Bảng hiệu cần thể hiện:

• Tên văn phòng đại diện;

• Tên thương nhân nước ngoài;

• Địa chỉ trụ sở;

• Người đứng đầu (có thể có hoặc không).

Lưu ý: Không gắn bảng hiệu hoặc bảng hiệu sai nội dung có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về quảng cáo và thương mại.

4. Thông báo hoạt động với UBND cấp quận/huyện

• Văn phòng đại diện cần gửi thông báo bằng văn bản đến UBND cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở.

• Nội dung thông báo: ngày bắt đầu hoạt động, địa chỉ, người đứng đầu, phạm vi hoạt động…

• Mục đích là để chính quyền địa phương nắm thông tin, thuận tiện cho công tác quản lý.

5. Báo cáo hoạt động định kỳ

• Mỗi năm, văn phòng đại diện phải lập báo cáo hoạt động gửi về cơ quan cấp phép, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm kế tiếp.

• Nội dung báo cáo: hoạt động đã thực hiện, kết quả đạt được, kế hoạch năm tới…

• Nếu không nộp báo cáo đúng hạn hoặc cố tình không báo cáo có thể bị thu hồi Giấy phép thành lập.

6. Thực hiện các nghĩa vụ khác

Nếu tuyển dụng lao động Việt Nam hoặc nước ngoài, văn phòng đại diện cần:

• Ký hợp đồng lao động;

• Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;

• Thực hiện kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động.

Tóm lại: Sau khi được cấp phép, thương nhân nước ngoài cần nhanh chóng hoàn tất toàn bộ thủ tục hậu đăng ký để văn phòng đại diện có thể vận hành hợp pháp, ổn định và không bị xử phạt.

Sau khi được cấp phép, thương nhân phải nhanh chóng hoàn tất toàn bộ thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

Những rủi ro thường gặp và cách phòng tránh

Việc chưa nắm rõ quy định pháp lý hoặc chủ quan trong chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục khiến nhiều thương nhân nước ngoài gặp phải những vướng mắc nghiêm trọng khi thành lập và vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Sau đây là một số rủi ro điển hình mà bạn có thể gặp phải:

Hồ sơ bị từ chối do không hợp lệ:

• Giấy tờ nước ngoài không được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Thiếu bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực;

• Sử dụng mẫu đơn sai quy định hoặc kê khai thiếu thông tin;

• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu không rõ ràng hoặc không đúng thẩm quyền.

Cách khắc phục: Cần kiểm tra kỹ lưỡng từng loại giấy tờ, tuân thủ đầy đủ yêu cầu hợp pháp hóa, dịch thuật và chuẩn hóa nội dung theo biểu mẫu quy định.

Địa chỉ trụ sở không hợp lệ:

• Thuê mặt bằng tại nhà ở không đăng ký kinh doanh;

• Không có hợp đồng thuê hợp lệ hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng không rõ ràng;

• Địa chỉ trụ sở bị cấm đặt VPĐD do đặc thù quy hoạch (ví dụ trong khu chung cư).

Cách khắc phục: Nên sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng được cấp phép, kiểm tra tình trạng pháp lý của địa chỉ trước khi ký hợp đồng.

Hiểu sai về chức năng của văn phòng đại diện:

• Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng thương mại, không phát sinh doanh thu;

• Một số thương nhân vi phạm quy định này có thể bị xử phạt, thậm chí bị rút giấy phép.

Cách khắc phục: Hiểu rõ giới hạn pháp lý của VPĐD – chỉ làm chức năng liên lạc, xúc tiến, nghiên cứu thị trường, không kinh doanh.

Không thực hiện báo cáo hoạt động:

• Một số thương nhân bỏ quên nghĩa vụ báo cáo hàng năm;

• Dẫn đến việc bị nhắc nhở, cảnh báo hoặc thậm chí bị thu hồi giấy phép theo quy định.

Cách khắc phục: Thiết lập quy trình nội bộ để lập và gửi báo cáo định kỳ đúng hạn mỗi năm.

Tuyển dụng lao động nhưng không tuân thủ pháp luật lao động:

• Không ký hợp đồng lao động;

• Không đăng ký bảo hiểm;

• Không nộp thuế TNCN cho người lao động;

• Có thể bị xử phạt hành chính và truy thu nghĩa vụ tài chính.

Cách khắc phục: Nếu văn phòng có tuyển nhân viên, cần lập hồ sơ lao động đầy đủ và tuân thủ nghĩa vụ theo luật Việt Nam.

Những sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Việc chuẩn bị đúng - đủ - kịp thời ngay từ đầu sẽ giúp thương nhân nước ngoài vận hành văn phòng đại diện thuận lợi, tiết kiệm thời gian và tránh được rủi ro pháp lý không đáng có.

Vai trò của LHLegal trong việc hỗ trợ pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện

Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc hỗ trợ thương nhân nước ngoài, LHLegal đóng vai trò là đối tác pháp lý chuyên nghiệp, hỗ trợ và đồng hành cùng thương nhân nước ngoài trong suốt toàn bộ quá trình thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam với các công việc bao gồm:

• Tư vấn đầy đủ điều kiện pháp lý trước khi nộp hồ sơ: LHLegal thực hiện rà soát và đánh giá đầy đủ các điều kiện pháp lý theo quy định hiện hành, từ ngành nghề kinh doanh, thời gian hoạt động, đến các yêu cầu về hồ sơ, nhằm đảm bảo thương nhân nước ngoài đáp ứng đủ điều kiện trước khi tiến hành thủ tục xin cấp phép.

• Soạn thảo hồ sơ và đại diện làm việc với cơ quan cấp phép: Chúng tôi trực tiếp soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý cần thiết một cách chính xác, chỉn chu và phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Đồng thời, chúng tôi đại diện thương nhân làm việc với Cơ quan cấp Giấy phép, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro về thủ tục hành chính.

• Hướng dẫn thủ tục cho thương nhân nước ngoài sau khi được cấp phép và hỗ trợ các vấn đề pháp lý phát sinh: Sau khi Văn phòng đại diện được cấp Giấy phép thành lập, LHLegal tiếp tục hỗ trợ thương nhân nước ngoài hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan như đăng ký con dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế… Đồng thời, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

• Cung cấp dịch vụ trọn gói giúp tối ưu thời gian và chi phí cho thương nhân nước ngoài

Với dịch vụ pháp lý trọn gói, LHLegal giúp thương nhân nước ngoài rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục, kiểm soát chi phí hiệu quả và an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự