Quy trình giải quyết tranh chấp tại trung tâm trọng tài

Trung tâm trọng tài là gì?

Theo quy định tại Điều 27 Luật Trọng tài thương mại 2010, Trung tâm trọng tài là tổ chức độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. Trung tâm có chức năng chính là tổ chức, điều phối và hỗ trợ hành chính cho hoạt động giải quyết tranh chấp bằng trọng tài quy chế.

Cụ thể, trung tâm hỗ trợ các trọng tài viên về mặt văn phòng, hậu cần, thu phí trọng tài, giám sát tuân thủ quy tắc tố tụng và cung cấp các dịch vụ hành chính khác trong suốt quá trình tố tụng. Khác với trọng tài vụ việc (ad-hoc arbitration), trọng tài quy chế tại trung tâm thường mang tính chuyên nghiệp và có quy trình rõ ràng hơn nhờ bộ quy tắc tố tụng nội bộ được áp dụng.

Tại Việt Nam, các trung tâm trọng tài được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Trọng tài thương mại và các văn bản hướng dẫn liên quan. Các trung tâm này không phải là cơ quan nhà nước mà là tổ chức tư nhân được Nhà nước công nhận.

Khi nào tranh chấp được giải quyết tại trung tâm trọng tài?

Theo Điều 2 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài thương mại có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp sau:

• Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại.
• Tranh chấp phát sinh giữa các bên trong đó ít nhất một bên có hoạt động thương mại.
• Tranh chấp khác giữa các bên mà pháp luật quy định được giải quyết bằng Trọng tài.

Điều kiện để trung tâm trọng tài có thẩm quyền thụ lý

Để một tranh chấp được giải quyết tại trung tâm trọng tài, phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tồn tại thỏa thuận trọng tài hợp lệ: Các bên phải tự nguyện thỏa thuận đưa tranh chấp ra giải quyết bằng trọng tài. Thỏa thuận này có thể được ghi nhận trong hợp đồng chính hoặc lập thành văn bản riêng sau khi tranh chấp phát sinh.
• Hình thức thỏa thuận bằng văn bản được quy định tại Điều 16 Luật Trọng tài Thương mại 2010: Thỏa thuận phải được lập bằng văn bản, bao gồm các hình thức trao đổi qua email, fax, telegram hoặc dẫn chiếu đến một văn bản khác chứa điều khoản trọng tài. Thỏa thuận miệng hoặc ngầm định không được công nhận.
• Chỉ định rõ trung tâm trọng tài cụ thể: Các bên phải chỉ rõ việc giải quyết tranh chấp theo quy tắc tố tụng của một trung tâm trọng tài nhất định (institutional arbitration), thay vì trọng tài vụ việc.

Thỏa thuận trọng tài sẽ bị coi là vô hiệu theo Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010 nếu thuộc một trong các trường hợp: (i) Tranh chấp phát sinh trong các lĩnh vực không thuộc thẩm quyền của Trọng tài quy định tại Điều 2 của Luật này; (ii) Người xác lập thoả thuận trọng tài không có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; (iii) Người xác lập thoả thuận trọng tài không có năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật dân sự; (iv) Hình thức của thoả thuận trọng tài không phù hợp với quy định tại Điều 16 của Luật này; (v) Một trong các bên bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép trong quá trình xác lập thoả thuận trọng tài và có yêu cầu tuyên bố thỏa thuận trọng tài đó là vô hiệu; và (vi) Thỏa thuận trọng tài vi phạm điều cấm của pháp luật.

Quy trình giải quyết tranh chấp tại trung tâm trọng tài

Quy trình tố tụng tại các trung tâm trọng tài thường được thực hiện theo quy tắc tố tụng riêng của từng Trung tâm trọng tài thương mại, trên cơ sở tuân thủ Luật Trọng tài thương mại. Quy trình chung bao gồm các bước sau:

Bước 1: Khởi kiện (Điều 30, Điều 31 Luật Trọng tài thương mại 2010)

Nguyên đơn nộp Đơn khởi kiện kèm theo thỏa thuận trọng tài, các tài liệu chứng cứ liên quan và nộp tạm ứng phí trọng tài cho Trung tâm trọng tài thương mại. Thời điểm bắt đầu tố tụng trọng tài được tính từ khi Trung tâm trọng tài nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Bước 2: Thông báo đơn khởi kiện và nộp Bản tự bảo vệ (Điều 32, Điều 35, Điều 36 Luật Trọng tài thương mại)

Thông báo đơn kiện: Trong thời hạn 10 ngày (tùy quy tắc cụ thể của Trung tâm), kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, tài liệu kèm theo và chứng từ nộp tạm ứng phí trọng tài, Trung tâm trọng tài phải gửi cho bị đơn bản sao đơn khởi kiện và các tài liệu liên quan.

Nộp Bản tự bảo vệ: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo, bị đơn phải gửi bản tự bảo vệ cho Trung tâm trọng tài. Thời hạn này có thể được gia hạn theo yêu cầu của các bên căn cứ vào tình tiết vụ việc.

Đơn kiện lại (Counterclaim): Bị đơn có quyền kiện lại nguyên đơn về những vấn đề liên quan đến vụ tranh chấp và đơn kiện lại phải được nộp cùng thời điểm nộp bản tự bảo vệ.

Bước 3: Thành lập Hội đồng trọng tài (Điều 40, Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010)

Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác, trình tự thành lập tại Trung tâm như sau:

Bị đơn chọn Trọng tài viên: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, bị đơn phải chọn Trọng tài viên hoặc đề nghị Chủ tịch Trung tâm chỉ định. Nếu bị đơn không chọn, trong vòng 07 ngày tiếp theo, Chủ tịch Trung tâm sẽ chỉ định.

Bầu Chủ tịch HĐTT: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày các Trọng tài viên được chọn hoặc được chỉ định, các Trọng tài viên này bầu một Trọng tài viên khác làm Chủ tịch HĐTT. Nếu không bầu được, Chủ tịch Trung tâm sẽ chỉ định trong vòng 07 ngày sau đó.

Kể từ khi được chọn hoặc chỉ định, Trọng tài viên phải thông báo bằng văn bản về những tình tiết có thể ảnh hưởng đến tính khách quan, vô tư của mình.

Bước 4: Phiên họp giải quyết tranh chấp (Điều 54, Điều 55, Điều 58, Điều 59 Luật Trọng tài thương mại 2010)

HĐTT sẽ nghiên cứu hồ sơ, thu thập chứng cứ bổ sung (nếu cần thiết), tổ chức các phiên họp để các bên trình bày quan điểm và tranh luận.

Thời hạn triệu tập: Giấy triệu tập tham dự phiên họp phải được gửi cho các bên chậm nhất 30 ngày trước ngày mở phiên họp, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Tổ chức phiên họp: Phiên họp sẽ được tiến hành không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác và có thể được tổ chức trực tiếp hoặc trực tuyến tùy theo quy định của Trung tâm trọng tài và sự thỏa thuận của các bên.

Trường hợp hòa giải thành: Trong quá trình tố tụng, các bên có quyền yêu cầu HĐTT hòa giải. Nếu đạt được thỏa thuận, HĐTT lập biên bản hòa giải thành và ra Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các bên. Quyết định này là chung thẩm và có giá trị như phán quyết trọng tài.

Đình chỉ giải quyết tranh chấp: Vụ việc sẽ bị đình chỉ nếu thuộc một trong các trường hợp sau: (i) Nguyên đơn rút đơn khởi kiện; (ii) Các bên thỏa thuận chấm dứt tranh chấp; (iii) Một bên là cá nhân chết hoặc tổ chức chấm dứt hoạt động mà không có người kế thừa nghĩa vụ; hoặc (iv) Tòa án quyết định vụ việc không thuộc thẩm quyền trọng tài.

Bước 5: Ban hành phán quyết trọng tài (Điều 60, Điều 61, Điều 68, Điều 69 Luật Trọng tài thương mại 2010)

Hội đồng trọng tài biểu quyết theo nguyên tắc đa số để ban hành phán quyết (hoặc nhất trí nếu chỉ có một trọng tài viên). Phán quyết trọng tài là chung thẩm, có hiệu lực kể từ ngày ban hành và bắt buộc thi hành đối với các bên.

Thời hạn ban hành: Phán quyết phải được ban hành chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng.

Hủy phán quyết trọng tài: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được phán quyết, nếu một bên có đủ căn cứ chứng minh HĐTT vi phạm (như không có thỏa thuận trọng tài, thành phần HĐTT sai quy định, phán quyết trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam...), họ có quyền nộp đơn yêu cầu Tòa án hủy phán quyết trọng tài theo quy định tại Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010.

Những rủi ro pháp lý thường gặp trong quy trình trọng tài

Các bên tham gia trọng tài cần lưu ý một số rủi ro pháp lý phổ biến, bao gồm:

• Thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện: Do thiếu thẩm quyền ký kết, thiếu năng lực hành vi dân sự, hoặc tranh chấp không thuộc phạm vi trọng tài.
• Điều khoản trọng tài không rõ ràng: Thỏa thuận mơ hồ, không chỉ rõ trung tâm trọng tài, hoặc kết hợp các quy tắc không tương thích, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện.
• Mất quyền phản đối: Theo Điều 13 Luật Trọng tài thương mại 2010, nếu một bên biết có vi phạm thủ tục tố tụng mà vẫn tiếp tục thực hiện tố tụng trọng tài và không phản đối với Hội đồng trọng tài thì bên đó có thể bị coi là từ bỏ quyền khiếu nại sau này trước Tòa án.
• Rủi ro hủy phán quyết: Theo Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010, Tòa án có thể hủy phán quyết trong các trường hợp: (i) Không có thoả thuận trọng tài hoặc thỏa thuận trọng tài vô hiệu; (ii) Thành phần Hội đồng trọng tài, thủ tục tố tụng trọng tài không phù hợp với thoả thuận của các bên hoặc trái với các quy định của Luật này; (iii) Vụ tranh chấp không thuộc thẩm quyền của Hội đồng trọng tài; (iv) Chứng cứ giả mạo; (v) Trọng tài viên nhận lợi ích vật chất làm ảnh hưởng đến tính khách quan; và (vi) Phán quyết trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả khi tham gia trọng tài, doanh nghiệp nên:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ giai đoạn đầu: Doanh nghiệp không nên trông chờ HĐTT tự thu thập chứng cứ. Đơn khởi kiện cần nêu rõ các yêu cầu cụ thể và giá trị vụ tranh chấp một cách chính xác.
• Lựa chọn trọng tài viên phù hợp: Ưu tiên trọng tài viên có kinh nghiệm sâu trong lĩnh vực đang tranh chấp và đảm bảo tính độc lập, vô tư.
• Xây dựng chiến lược tranh tụng: Kết hợp thương lượng, hòa giải để tiết kiệm chi phí. Áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời khi cần thiết để ngăn chặn tẩu tán tài sản.
• Sử dụng dịch vụ của luật sư: Nên tham vấn với các luật sư có kinh nghiệm về trọng tài để hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, đánh giá chứng cứ, chuẩn bị tranh tụng và đại diện tại các phiên họp.

Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết tranh chấp tại trọng tài thường kéo dài bao lâu?

Thời gian tố tụng tại trung tâm trọng tài thường ngắn hơn so với tố tụng tại Tòa án. Tổng thời gian thực hiện quy trình giải quyết tranh chấp tại trọng tài thương mại thường rơi vào khoảng 6–12 tháng từ lúc nộp đơn đến khi có phán quyết. Theo số liệu thống kê năm 2019 của VIAC, 150 ngày là thời gian trung bình giải quyết một vụ tranh chấp. Phán quyết thường được ban hành trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng.

Phán quyết trọng tài có thể bị kháng cáo không?

Phán quyết trọng tài có hiệu lực chung thẩm ngay từ ngày ban hành. Các bên không được kháng cáo về nội dung. Tòa án chỉ xem xét yêu cầu hủy phán quyết trong các trường hợp vi phạm thủ tục nghiêm trọng theo quy định pháp luật.

Có bắt buộc phải thuê luật sư khi tham gia trọng tài không?

Pháp luật không bắt buộc các bên phải có luật sư. Tuy nhiên, do tính chất chuyên môn và tốc độ của quy trình trọng tài, việc thuê luật sư có kinh nghiệm là rất được khuyến nghị.

Có thể chuyển tranh chấp từ trọng tài sang Tòa án không?

Nếu tồn tại thỏa thuận trọng tài hợp lệ, Tòa án sẽ phải từ chối thụ lý vụ việc. Chỉ trong trường hợp thỏa thuận trọng tài bị vô hiệu hoặc không thể thực hiện được, các bên mới có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.

Với nền tảng kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực giải quyết tranh chấp, Công ty Luật TNHH LH Legal cung cấp giải pháp tư vấn và hỗ trợ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp xuyên suốt các giai đoạn tố tụng trọng tài. Dịch vụ của LH Legal tập trung vào: tư vấn và soạn thảo điều khoản trọng tài; xây dựng chiến lược tố tụng; đại diện ủy quyền; và hỗ trợ hậu phán quyết liên quan đến thi hành án hoặc yêu cầu hủy phán quyết tại Tòa án.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Hồ Chí Minh: 12A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định (Phường Đa Kao, Quận 1 cũ)

Hà Nội: 51 Nguyễn Khắc Hiếu, Phường Ba Đình (Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình cũ)

Nha Trang: 144 Hoàng Hoa Thám, Phường Nha Trang (Phường Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang cũ)

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal