Thông qua bài viết dưới đây, LHLegal sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp lý hiện hành liên quan đến nghĩa vụ báo cáo biến động lao động, mức phạt cụ thể khi doanh nghiệp vi phạm và những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình quản trị nhân sự.

>>> Doanh nghiệp sa thải người lao động để né thưởng Tết? NLĐ cần làm gì để bảo vệ mình

>>> Tranh chấp lao động là gì? Quy trình giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động

Khi nào phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động? 

Căn cứ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:

“Điều 71. Báo cáo sử dụng lao động

Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2022 của Chính phủ quy định quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế) như sau:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP”

Theo đó, định kỳ mỗi 06 tháng (trước 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), doanh nghiệp (người sử dụng lao động) phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp không thể báo cáo tính thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì doanh nghiệp phải gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Mức phạt khi không báo cáo thay đổi lao động 

Căn cứ theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động như sau:

“Điều 8. Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.”

Như vậy, người sử dụng lao động không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trong thời hạn quy định như đã phân tích nêu trên sẽ bị phạt tiền từ 5 triệu - 10 triệu đồng. Đối với trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức bị xử phạt gấp 02 lần so với mức phạt, là từ 10 - 20 triệu đồng.

Ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu không thực hiện báo cáo 

Bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín. 

Như đã phân tích ở trên, hành vi không báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động có thể bị xử phạt với mức tiền lên đến 20.000.000 đồng.

Mặc dù mức phạt hành chính không quá cao với doanh nghiệp, nhưng việc bị xử phạt vẫn gây tổn thất chi phí không đáng có.

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp bị công khai xử phạt vi phạm hoặc bị cơ quan báo chí, cộng đồng phản ánh, uy tín thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng, nhất là với doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, công nghệ, xuất khẩu lao động hoặc cần chứng nhận tiêu chuẩn quản trị nhân sự tốt để kêu gọi vốn đầu tư hoặc hợp tác quốc tế.

Bị thanh tra lao động thường xuyên hơn. 

Với việc không tuân thủ quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động và bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp có thể bị thanh tra định kỳ, kiểm tra đột xuất nhiều hơn các đơn vị khác. Điều này làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến lịch trình nội bộ.

Ngoài ra, khi bị tiến hành thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp còn phải chuẩn bị kỹ hồ sơ, sổ sách, hợp đồng, bảng lương, nội quy lao động… để tránh trường hợp bị xử phạt thêm các vi phạm khác như ký hợp đồng không đúng loại, không đóng BHXH, sử dụng lao động không khai báo.

Việc không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động là vi phạm hành chính, nhưng hậu quả kéo theo vượt xa mức phạt tiền, bao gồm giảm uy tín, tăng nguy cơ bị thanh tra, và ảnh hưởng đến quan hệ với cơ quan nhà nước, đối tác, nhà đầu tư. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuân thủ pháp lý đầy đủ, cập nhật định kỳ theo hướng dẫn của các cơ quan chức năng để phòng ngừa rủi ro pháp lý và bảo vệ hình ảnh doanh nghiệp.

Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Áp dụng đối với doanh nghiệp)

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Sử dụng tài khoản được cấp để đăng nhập vào hệ thống. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.

 

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".

Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. 

Tên đầy đủ là Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Kê khai thông tin

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục.

LHLegal đồng hành cùng doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động 

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý lao động, LHLegal sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tư vấn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo sử dụng lao động, rà soát hợp đồng lao động cũng như tuân thủ chế độ bảo hiểm và các quy định pháp luật liên quan. Chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao uy tín, chuẩn bị sẵn sàng cho hoạt động kiểm toán, thanh tra, và nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ cũ: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM)

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Nam Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa (Địa chỉ cũ: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang)

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LHLegal