Hộ kinh doanh không dùng sổ kế toán có bị phạt không? Quy định mới 2026

Vậy hộ kinh doanh có bắt buộc phải có sổ kế toán không? Không mở sổ có bị phạt? Và từng nhóm hộ phải sử dụng những loại sổ nào?

Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng sổ kế toán không?

Có.

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chính thức có hiệu lực.

Tùy vào nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh phải sử dụng sổ kế toán tương ứng để ghi chép, theo dõi doanh thu, chi phí, tiền, hàng hóa và các nghĩa vụ thuế phát sinh.

Tuy nhiên, pháp luật tạo điều kiện khá linh hoạt cho hộ kinh doanh:

• Có thể tự làm kế toán hoặc bố trí người làm kế toán;
• Có thể thuê dịch vụ kế toán;
• Có thể lưu tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử;
• Có thể thiết kế, bổ sung biểu mẫu sổ phù hợp với hoạt động thực tế nhưng phải bảo đảm các nội dung bắt buộc.

Như vậy, hộ kinh doanh không nhất thiết phải mua phần mềm kế toán chuyên nghiệp, nhưng vẫn phải bảo đảm việc ghi chép và lưu trữ thông tin kế toán đúng quy định.

Hộ kinh doanh cần sử dụng những sổ kế toán nào?

Thông tư 152/2025/TT-BTC chia sổ kế toán theo nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.

Nhóm 1: Không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN

Sử dụng:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD.

Đây là nhóm có chế độ kế toán đơn giản nhất, chủ yếu ghi nhận doanh thu phát sinh.

Nhóm 2: Nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu

Sử dụng:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2a-HKD.

Hộ kinh doanh cần ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có tỷ lệ tính thuế khác nhau để xác định nghĩa vụ thuế phù hợp.

Nhóm 3: Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế

Đây là nhóm cần theo dõi kế toán chi tiết hơn, gồm 04 loại sổ:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí;
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Sổ chi tiết tiền.

Việc ghi nhận chi phí ở nhóm này đặc biệt quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thu nhập tính thuế.

Nhóm 4: Có phát sinh các loại thuế khác

Nếu hộ kinh doanh còn thuộc diện chịu thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất... thì phải sử dụng thêm:

Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu S3a-HKD.

Không mở sổ kế toán có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt nếu thuộc đối tượng phải thực hiện chế độ kế toán nhưng không mở sổ theo quy định.

Theo Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, hành vi không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán thuộc nhóm hành vi có thể bị phạt từ:

5 triệu đồng đến 10 triệu đồng.

Từ ngày 21/5/2026, Nghị định 132/2026/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Theo quy định hiện hành, mức phạt tại Điều 9 là mức áp dụng đối với cá nhân; tổ chức có cùng hành vi vi phạm có thể chịu mức phạt gấp đôi.

Do đó, hộ kinh doanh không nên chỉ quan tâm đến việc kê khai và nộp đủ thuế mà bỏ qua nghĩa vụ về sổ sách kế toán.

Dùng Excel thay sổ kế toán có được không?

Có thể sử dụng Excel để lập và lưu sổ kế toán, nhưng không phải cứ có file Excel là đã đáp ứng quy định.

Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép hộ kinh doanh lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử.

Vì vậy, hộ có thể sử dụng Excel hoặc công cụ điện tử khác để ghi sổ nếu bảo đảm:

• Có đầy đủ nội dung cần thiết của sổ;
• Dữ liệu được ghi chép đầy đủ, chính xác;
• Có thể tra cứu trong thời hạn lưu trữ;
• Bảo đảm an toàn, bảo mật và không để dữ liệu bị mất, sửa đổi trái phép.

Ví dụ, chỉ lập một bảng gồm "ngày – số tiền thu" có thể chưa đủ nếu hộ thuộc nhóm phải theo dõi cả doanh thu, chi phí, hàng tồn kho hoặc tiền.

Hộ kinh doanh có thể dùng Excel để lập và lưu sổ kế toán nhưng chưa đủ nếu hộ thuộc nhóm phải theo dõi doanh thu, chi phí, hàng tồn

Chủ hộ có phải thuê kế toán không?

Không bắt buộc.

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể:

• Tự ghi chép sổ sách;
• Bố trí người làm kế toán;
• Hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định.

Một số người đang làm công việc khác trong hộ như quản lý, thủ kho, thủ quỹ hoặc nhân viên bán hàng cũng có thể được bố trí kiêm nhiệm công việc kế toán theo quy định dành cho hộ kinh doanh.

Điều này giúp các hộ nhỏ không nhất thiết phải phát sinh thêm chi phí thuê riêng một kế toán chuyên trách.

Hộ kinh doanh bán online có phải ghi sổ kế toán không?

Có.

Việc bán hàng tại cửa hàng, qua Facebook, TikTok, website hay sàn thương mại điện tử không làm thay đổi nghĩa vụ ghi chép kế toán.

Hộ kinh doanh vẫn phải lựa chọn sổ tương ứng với nghĩa vụ thuế của mình và ghi nhận doanh thu phát sinh theo quy định.

Đặc biệt từ năm 2026, cơ chế quản lý hộ kinh doanh đã chuyển mạnh sang quản lý theo doanh thu thực tế và dữ liệu điện tử, vì vậy việc lưu trữ thông tin doanh thu đầy đủ càng trở nên quan trọng.

Hộ kinh doanh cần lưu ý gì từ năm 2026?

Thay vì chờ đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới bổ sung sổ sách, hộ kinh doanh nên thực hiện ngay 03 việc:

Thứ nhất, xác định mình thuộc nhóm kế toán nào để lựa chọn đúng loại sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Thứ hai, đối chiếu dữ liệu sổ kế toán với hóa đơn điện tử và doanh thu đã kê khai, tránh tình trạng số liệu giữa các hệ thống không thống nhất.

Thứ ba, lưu trữ chứng từ đầy đủ, đặc biệt đối với hộ xác định thuế TNCN trên thu nhập tính thuế vì chi phí cần có căn cứ phù hợp để được ghi nhận.

Kết luận

Từ năm 2026, hộ kinh doanh không nên hiểu rằng chỉ cần kê khai và nộp thuế đầy đủ là đủ. Việc lập, ghi chép và lưu trữ sổ kế toán cũng là một phần quan trọng trong quá trình tuân thủ pháp luật.

Tùy nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh có thể chỉ cần một sổ doanh thu đơn giản hoặc phải theo dõi chi tiết cả doanh thu, chi phí, hàng hóa và dòng tiền.

Việc không mở sổ kế toán khi thuộc trường hợp phải thực hiện có thể dẫn đến xử phạt hành chính và làm tăng rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu doanh thu.

Căn cứ pháp lý

• Luật Kế toán 2015 và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
• Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập;
• Nghị định 132/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

LH Legal hỗ trợ pháp lý cho hộ kinh doanh

LH Legal hỗ trợ hộ kinh doanh rà soát nghĩa vụ pháp lý về kế toán – thuế, đánh giá rủi ro khi thanh tra, kiểm tra, tư vấn hợp đồng dịch vụ kế toán và hỗ trợ xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh với cơ quan quản lý.

Việc rà soát sổ sách và quy trình tuân thủ từ sớm sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế nguy cơ bị xử phạt và chủ động hơn khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Hồ Chí Minh: 12A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định (Phường Đa Kao, Quận 1 cũ)

Hà Nội: 51 Nguyễn Khắc Hiếu, Phường Ba Đình (Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình cũ)

Nha Trang: 144 Hoàng Hoa Thám, Phường Nha Trang (Phường Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang cũ)

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal