Hộ kinh doanh kê khai thuế năm 2026 cần chuẩn bị gì?

Từ năm 2026, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh có nhiều thay đổi quan trọng. Hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi doanh thu, kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế thay vì tiếp tục nộp một mức thuế khoán cố định.

Theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15, Nhà nước chấm dứt việc thu và nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026, đồng thời xóa bỏ phương pháp thuế khoán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ cùng thời điểm. Hiện nay, chính sách thuế và quản lý thuế đối với nhóm đối tượng này được hướng dẫn trực tiếp tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/3/2026.

Vậy hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để kê khai đúng và hạn chế rủi ro về thuế?

Xác định doanh thu thực tế của hộ kinh doanh

Nội dung đầu tiên hộ kinh doanh cần thực hiện là theo dõi chính xác toàn bộ doanh thu phát sinh trong năm.

Theo Điều 5 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, doanh thu được xác định là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ và các khoản thu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Do đó, hộ kinh doanh không nên chỉ theo dõi số tiền thực nhận hoặc số tiền chuyển vào tài khoản ngân hàng. Doanh thu còn có thể bao gồm tiền bán chịu, các khoản phụ thu, hỗ trợ doanh số, bồi thường liên quan đến hoạt động kinh doanh và những khoản thu hợp pháp khác.

Việc ghi nhận đầy đủ doanh thu là cơ sở để xác định hộ kinh doanh thuộc nhóm nào và phải thực hiện nghĩa vụ thuế ra sao.

Xác định hộ kinh doanh có phải nộp thuế hay không

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng.

Đồng thời, khoản 1 Điều 4 Nghị định này quy định cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ hoạt động kinh doanh.

Như vậy, có thể chia thành hai nhóm cơ bản:

• Doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống: không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân từ hoạt động kinh doanh nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế theo quy định.
• Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: phải kê khai và nộp thuế theo phương pháp tương ứng với doanh thu, ngành nghề và quy mô hoạt động.

Trường hợp ban đầu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu không quá 500 triệu đồng nhưng doanh thu thực tế trong năm vượt ngưỡng này thì phải thực hiện khai và nộp thuế kể từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng, theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP.

Chuẩn bị tài khoản để kê khai thuế điện tử

Theo điểm a khoản 4 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử.

Chỉ một số trường hợp đặc biệt không thể thực hiện giao dịch điện tử, chẳng hạn người cao tuổi, người khuyết tật, người thuộc diện bảo trợ xã hội hoặc cư trú tại địa bàn đặc biệt khó khăn, mới được nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính.

Vì vậy, hộ kinh doanh nên chuẩn bị:

• Tài khoản giao dịch thuế điện tử;
• Số điện thoại và email đang sử dụng;
• Tài khoản ngân hàng để nộp thuế;
• Thiết bị có kết nối Internet;
• Chữ ký số hoặc hình thức xác thực điện tử theo yêu cầu của hệ thống.

Hộ kinh doanh có thể thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua các nền tảng điện tử do cơ quan thuế cung cấp.

Theo dõi kỳ kê khai và thời hạn nộp thuế

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được xác định như sau:

• Trường hợp khai thuế theo quý: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
• Trường hợp khai thuế theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Trường hợp phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm: chậm nhất là ngày 31/3 của năm dương lịch tiếp theo.
• Thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Hộ kinh doanh nên lập lịch theo dõi riêng cho từng kỳ thuế. Việc chậm nộp hồ sơ hoặc chậm nộp tiền thuế có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính và phát sinh tiền chậm nộp.

Chuẩn bị hóa đơn điện tử phù hợp với doanh thu

Không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo cùng một cách.

Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng nhưng dưới 1 tỷ đồng không bắt buộc sử dụng thường xuyên các loại hóa đơn điện tử trên. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký sử dụng khi có nhu cầu và đáp ứng điều kiện.

Đối với hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi, giải trí hoặc dịch vụ phục vụ cá nhân, cần đặc biệt rà soát điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 và sửa đổi các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Quản lý sổ sách, hóa đơn và chứng từ

Khi kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế, hộ kinh doanh cần thiết lập cách quản lý rõ ràng đối với:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;
• Hàng hóa nhập, xuất và tồn kho;
• Các khoản thu, chi;
• Hóa đơn đầu vào và đầu ra;
• Hợp đồng, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán;
• Tiền lương, tiền công và các chi phí liên quan.

Việc lưu giữ chứng từ đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh tính thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp doanh thu trừ chi phí.

Theo Điều 6 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, chi phí được trừ phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp pháp luật quy định, còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Các khoản chi phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình; khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh; khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc các khoản tiền phạt vi phạm hành chính sẽ không được tính là chi phí được trừ.

Có cần mở tài khoản ngân hàng riêng không?

Pháp luật thuế không bắt buộc mọi hộ kinh doanh phải mở một tài khoản ngân hàng riêng chỉ để phục vụ hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, việc sử dụng tài khoản riêng vẫn là giải pháp nên cân nhắc vì giúp:

• Phân biệt tiền kinh doanh và tiền chi tiêu cá nhân;
• Đối chiếu doanh thu thuận tiện hơn;
• Lưu lại chứng từ thanh toán;
• Hạn chế nhầm lẫn khi kê khai hoặc giải trình với cơ quan thuế.

Đặc biệt, hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế dựa trên thu nhập nên tách riêng dòng tiền để chứng minh doanh thu và chi phí một cách rõ ràng.

Những sai sót hộ kinh doanh cần tránh

Một số sai sót thường gặp khi kê khai thuế gồm:

• Không ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế;
• Chỉ tính doanh thu dựa trên tiền đã nhận;
• Nộp hồ sơ khai thuế hoặc tiền thuế quá hạn;
• Không sử dụng hóa đơn điện tử khi đã đạt ngưỡng bắt buộc;
• Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầu vào;
• Đưa chi phí cá nhân vào chi phí kinh doanh;
• Không kê khai bổ sung khi phát hiện sai sót.

Các hành vi vi phạm về khai thuế, nộp thuế và hóa đơn được xử lý theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung. Tùy tính chất vi phạm, hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền, truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và buộc khắc phục hậu quả.

Hộ kinh doanh nên làm gì ngay từ bây giờ?

Để kê khai thuế đúng quy định, hộ kinh doanh nên thực hiện lần lượt các công việc sau:

1. Rà soát doanh thu thực tế từ đầu năm.
2. Xác định doanh thu có vượt ngưỡng 500 triệu đồng hoặc 1 tỷ đồng hay không.
3. Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử.
4. Kiểm tra nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.
5. Thiết lập sổ theo dõi doanh thu, hàng hóa và chi phí.
6. Sắp xếp, lưu trữ đầy đủ hóa đơn và chứng từ.
7. Theo dõi thời hạn kê khai, nộp thuế theo tháng hoặc quý.

Việc chuyển sang kê khai thuế đòi hỏi hộ kinh doanh phải quản lý hoạt động bài bản và minh bạch hơn. Chuẩn bị sớm hệ thống sổ sách, hóa đơn và dữ liệu doanh thu sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế sai sót, giảm nguy cơ bị truy thu hoặc xử phạt và chủ động hơn trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal