Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp (khoản 1, khoản 2 Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020)

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.

Thời gian lập danh sách cổ đông là không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông, nếu Điều lệ công ty không có quy định thời hạn ngắn hơn.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

Bước 2: Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông (khoản 3 Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020)

Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông;

Cổ đông có quyền yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu.

Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.

Bước 3: Lập chương trình và nội dung cuộc họp (Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2020)

Người triệu tập Đại hội đồng cổ đông sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp.

Nội dung cuộc họp thường niên thường thông qua các vấn đề sau:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

• Kiến nghị về vấn đề chương trình đưa vào họp Đại hội đồng cổ đông

Cổ đông có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

Trường hợp người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông từ chối kiến nghị vấn đề đưa ra vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông thì chậm nhất là 02 ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông chỉ được từ chối kiến nghị nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

•  Kiến nghị được gửi đến không đúng quy định
•  Vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông;
• Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chấp nhận và đưa kiến nghị của cổ đông vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp, kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

Trừ trường hợp kiến nghị được gửi đến không đúng quy định, vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông và trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

Bước 4: Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

Người triệu tập họp đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị các tài liệu để phục vụ cho cuộc họp cũng như gửi cho các cổ đông kèm theo thông báo mời họp. Các tài liệu bao gồm:

• Chương trình họp và quy chế làm việc của Đại hội đồng cổ đông
• Thẻ biểu quyết, Phiếu bầu (ghi số đăng ký, họ tên của cổ đông, họ và tên đại diện được ủy quyền và số cổ phần có quyền biểu quyết)
• Các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp như Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, Biên bản kiểm phiếu, Biên bản cuộc họp, Thông tin ứng viên Hội đồng quản trị, Thông tin ứng viên Ban kiểm soát, Mẫu phiếu ứng cử Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, ...

Bước 5: Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

Bước 6: Xác định thời gian và địa điểm họp (khoản 1,2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020)

• Về thời gian: Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính

• Về địa điểm: Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Bước 7: Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp (Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020)

• Thời gian gửi: Chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn.
• Nội dung: Thông báo phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
• Gửi kèm: Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo, nghị quyết từng vấn đề trong chương trình họp, phiếu biểu quyết.

Ngoài ra, trong trường hợp công ty có trang thông tin điện tử thì việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời hợp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Bước 8: Công việc khác phục vụ cuộc họp

Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.