Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mới nhất 2025

>>> Hướng dẫn thành lập doanh nghiệp không có vốn đầu tư nước ngoài

>>> Thủ tục đăng ký Doanh nghiệp

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về văn phòng đại diện như sau: 

“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Như vậy, văn phòng đại diện có một số đặc điểm như sau: 

• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;

• Có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;

• Không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. 

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được quy định như sau:

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp giấy phép văn phòng đại diện như sau: 

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thương nhân nước ngoài đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật sẽ được cấp giấy phép văn phòng đại diện

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Về quy định đặt tên văn phòng đại diện được quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau: 

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Về nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện thì được quy định tại Điều 30 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP như sau: Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Về trụ sở của văn phòng đại diện được quy định tại Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

• Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Tóm lại, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ tuân theo các quy định về thành lập văn phòng đại diện thông thường. Tuy nhiên, đối với văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP như sau: 

Hồ sơ 01 bộ bao gồm: 

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký; Tải mẫu đơn tại đây

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Ngoài ra, các tài liệu được liệt kê dưới đây phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Đối với bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định về các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau: 

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

• Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Một số thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Một số thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, chỉ sử dụng tài khoản này cho các hoạt động của Văn phòng đại diện. 

2. Gửi báo cáo hoạt động hàng năm: Trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải nộp báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm tới Sở Công Thương theo mẫu quy định. 

3. Quản lý quỹ tiền mặt: Lập sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận đầy đủ các khoản thu chi phát sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện. 

4. Xin cấp giấy phép lao động: Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có). 

5. Ký kết hợp đồng lao động: Ký hợp đồng lao động với Trưởng đại diện và các lao động làm việc tại Văn phòng đại diện. 

6. Xác nhận lương và thu nhập hàng năm: Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho Trưởng đại diện và các lao động tại Văn phòng đại diện. 

7. Thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hiểm: 

• Nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm cho Trưởng đại diện cùng các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). 

• Lưu giữ đầy đủ tờ khai nộp thuế, biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và thực hiện quyết toán thuế thu nhập hàng năm. 

8. Thực hiện các nghĩa vụ khác: Tuân thủ các quy định khác theo pháp luật hiện hành.

Nếu như bạn đang có mong muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, bạn có thể liên hệ với LHLegal, đội ngũ Luật sư giỏi Kinh doanh thương mại với trình độ, chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc thực hiện các thủ tục nêu trên.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự