Thủ tục giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới nhất

Vậy trường hợp nào phải giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan Công an? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Thủ tục giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới nhất

Doanh nghiệp có phải trả con dấu cho cơ quan Công an không?

Đối với doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Việc quản lý, lưu giữ con dấu được thực hiện theo điều lệ doanh nghiệp hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Đồng thời, phạm vi điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu không áp dụng đối với con dấu của doanh nghiệp được đăng ký và hoạt động theo pháp luật về doanh nghiệp và đầu tư.

Như vậy, đối với con dấu do doanh nghiệp tự quyết định và tự quản lý theo Luật Doanh nghiệp hiện hành:

• Doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu con dấu với cơ quan Công an;
• Không phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Khi đổi dấu, hủy dấu hoặc giải thể, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục giao nộp con dấu này cho cơ quan Công an;
• Việc thu hồi, hủy hoặc lưu giữ con dấu được thực hiện theo điều lệ, quy chế quản lý nội bộ và quyết định của doanh nghiệp.

Vì vậy, nội dung cho rằng “mọi doanh nghiệp giải thể đều bắt buộc phải trả con dấu cho Công an” là không còn chính xác.

Đối với con dấu đã được cơ quan Công an cấp trước đây

Một số doanh nghiệp thành lập từ trước vẫn có thể đang lưu giữ con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an cấp theo cơ chế cũ.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Con dấu hiện tại có còn được sử dụng hay không;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do cơ quan nào cấp;
• Doanh nghiệp đã từng thay đổi hoặc hủy mẫu dấu cũ chưa;
• Hồ sơ giải thể, chuyển đổi hoặc tổ chức lại doanh nghiệp có yêu cầu xử lý con dấu cũ hay không.

Do quy định buộc doanh nghiệp trả con dấu theo Nghị định 96/2015/NĐ-CP không còn là căn cứ điều chỉnh hiện hành, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng máy móc thủ tục cũ. Trường hợp vẫn giữ con dấu được Công an cấp trước đây, nên liên hệ cơ quan đã cấp để được xác nhận cách xử lý phù hợp với hồ sơ thực tế.

Những đối tượng nào vẫn phải đăng ký và giao nộp con dấu?

Việc đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan Công an hiện được thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và gần nhất là Nghị định 58/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/3/2026.

Nhóm đối tượng thuộc phạm vi quản lý này chủ yếu bao gồm:

• Cơ quan nhà nước;
• Đơn vị sự nghiệp;
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội;
• Tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp;
• Quỹ xã hội, quỹ từ thiện;
• Tổ chức tôn giáo;
• Một số tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác được pháp luật cho phép sử dụng con dấu và phải đăng ký mẫu dấu;
• Chức danh nhà nước được phép sử dụng con dấu.

Các đối tượng này chỉ được sử dụng con dấu sau khi đã đăng ký mẫu con dấu và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định. Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hiện cũng xác định thủ tục đăng ký con dấu dành cho “cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước” thuộc diện được pháp luật cho phép sử dụng con dấu.

Khi nào phải giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu?

Cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP phải thực hiện việc giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trong các trường hợp luật định, điển hình như:

• Cơ quan, tổ chức bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động;
• Bị chia, tách, sáp nhập hoặc hợp nhất dẫn đến chấm dứt tư cách pháp lý hoặc không còn được sử dụng con dấu cũ;
• Bị thu hồi quyết định thành lập, giấy phép hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động;
• Con dấu bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
• Đăng ký lại mẫu con dấu do thay đổi tên gọi, tổ chức hoặc mẫu dấu và phải xử lý con dấu cũ;
• Không còn thuộc đối tượng được phép sử dụng con dấu;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Không phải mọi trường hợp thay đổi thông tin đều được xử lý bằng thủ tục “trả dấu”. Nếu cơ quan, tổ chức đổi tên, thay đổi tổ chức hoặc con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng thì có thể phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu. Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hiện hướng dẫn thủ tục đăng ký lại đối với trường hợp thay đổi về tổ chức, đổi tên, con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc bị mất.

Hồ sơ giao nộp con dấu gồm những gì?

Tùy nguyên nhân giao nộp và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, hồ sơ thường gồm:

• Con dấu đang sử dụng;
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
• Văn bản đề nghị giao nộp con dấu, trong đó nêu rõ lý do giao nộp;
• Quyết định giải thể, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc văn bản khác làm phát sinh việc giao nộp con dấu;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
• Thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị của người được cử đi làm thủ tục;
• Tài liệu khác theo từng loại hình cơ quan, tổ chức và từng trường hợp cụ thể.

Đối với các thủ tục về đăng ký con dấu hiện hành, người được cử đến nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền và xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng.

Nếu bị mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thì không thể nộp lại bản chính đã mất. Khi đó, cơ quan, tổ chức phải thực hiện thủ tục thông báo mất và cung cấp hồ sơ giải trình theo yêu cầu của cơ quan Công an, thay vì tự lập hồ sơ giao nộp như trường hợp còn đầy đủ con dấu và giấy chứng nhận.

Nộp hồ sơ ở đâu?

Hồ sơ được nộp tại cơ quan Công an đã đăng ký và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cụ thể có thể là:

• Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh; hoặc
• Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Bộ Công an, đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cấp trung ương.

Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận phụ thuộc vào cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và thẩm quyền quản lý đối với từng loại tổ chức.

Đối với các thủ tục đăng ký, đăng ký lại hoặc cấp lại giấy chứng nhận mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức hiện có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, trừ tài liệu không được phép gửi qua hệ thống mạng.

Riêng việc giao nộp con dấu vật lý, cơ quan hoặc tổ chức vẫn phải bảo đảm con dấu được chuyển giao thực tế cho cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, cần kiểm tra phương thức tiếp nhận được cơ quan Công an nơi cấp dấu áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Trình tự giao nộp con dấu

Cơ quan, tổ chức có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra loại con dấu

Trước tiên, cần xác định con dấu có thuộc diện đăng ký mẫu tại cơ quan Công an hay chỉ là con dấu do doanh nghiệp tự quản lý theo Luật Doanh nghiệp.

Nếu là con dấu doanh nghiệp tự quản lý thì không thực hiện thủ tục giao nộp cho Công an.

Bước 2: Xác định lý do giao nộp

Cần có tài liệu chứng minh căn cứ giao nộp, chẳng hạn quyết định giải thể, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất hoặc quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cần có con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và văn bản, giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hoặc thay đổi tổ chức.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Người được cơ quan, tổ chức cử thực hiện thủ tục nộp hồ sơ tại cơ quan Công an có thẩm quyền và giao nộp con dấu theo hướng dẫn.

Bước 5: Nhận giấy xác nhận hoặc biên nhận

Sau khi hoàn tất, cơ quan, tổ chức cần giữ giấy biên nhận, giấy xác nhận giao nộp hoặc tài liệu có giá trị tương đương để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ xử lý con dấu.

Tài liệu này có thể cần sử dụng trong hồ sơ giải thể, chấm dứt hoạt động, quyết toán hoặc xử lý các nghĩa vụ còn lại của tổ chức.

Có được tự hủy con dấu không?

Việc tự hủy con dấu cần được phân biệt theo từng loại con dấu.

Con dấu do doanh nghiệp tự quản lý

Đối với con dấu được doanh nghiệp tự quyết định theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể quyết định việc hủy con dấu theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ.

Doanh nghiệp nên ban hành quyết định hủy dấu và lập biên bản hủy, trong đó ghi nhận:

• Số lượng con dấu được hủy;
• Đặc điểm của từng con dấu;
• Lý do hủy;
• Thời gian, địa điểm và phương thức hủy;
• Người tham gia và chịu trách nhiệm;
• Xác nhận con dấu không còn khả năng tiếp tục sử dụng.

Việc lập hồ sơ nội bộ giúp hạn chế nguy cơ con dấu cũ bị sử dụng trái phép sau khi doanh nghiệp đã đổi dấu hoặc chấm dứt hoạt động.

Lập hồ sơ nội bộ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ sử dụng trái phép con dấu cũ

Con dấu đã đăng ký tại cơ quan Công an

Cơ quan, tổ chức không nên tự ý tiêu hủy con dấu thuộc diện quản lý theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Khi có căn cứ phải giao nộp hoặc thu hồi, con dấu cần được chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý.

Tự ý tiêu hủy, không giao nộp hoặc tiếp tục sử dụng con dấu khi đã có quyết định thu hồi có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Làm gì khi bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận mẫu con dấu?

Khi phát hiện mất con dấu thuộc diện đăng ký tại cơ quan Công an, cơ quan hoặc tổ chức cần:

• Thông báo ngay cho cơ quan Công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
• Thông báo cho cơ quan Công an nơi xảy ra việc mất con dấu;
• Lập văn bản trình bày thời gian, địa điểm và hoàn cảnh bị mất;
• Thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu nếu vẫn còn nhu cầu sử dụng;
• Thông báo trong nội bộ để ngăn chặn việc lợi dụng con dấu bị mất.

Đối với trường hợp mất, hỏng hoặc cần đổi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục đổi, cấp lại theo hướng dẫn của Bộ Công an. Thủ tục này hiện không thu phí, lệ phí và có thể được thực hiện trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Một số lưu ý khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động

Khi thực hiện thủ tục giải thể, cơ quan hoặc tổ chức nên rà soát đồng thời:

• Con dấu thuộc cơ chế quản lý nào;
• Có Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do Công an cấp hay không;
• Có con dấu của đơn vị trực thuộc, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện hay không;
• Con dấu có bị mất, hỏng hoặc đang được người khác quản lý hay không;
• Có quyết định thu hồi hoặc yêu cầu giao nộp con dấu không;
• Cần giữ tài liệu nào để chứng minh đã hoàn tất thủ tục.

Không nên căn cứ duy nhất vào việc tổ chức “có con dấu” để kết luận phải nộp con dấu cho Công an. Yếu tố quyết định là con dấu đó được hình thành và quản lý theo Luật Doanh nghiệp hay theo Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu.

Kết luận

Theo pháp luật hiện hành, doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp không mặc nhiên phải trả con dấu cho cơ quan Công an khi đổi dấu hoặc giải thể. Doanh nghiệp tự quyết định việc quản lý, sử dụng và hủy con dấu theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ.

Thủ tục giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu chủ yếu áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước và các chủ thể khác thuộc phạm vi quản lý của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Trước khi làm thủ tục, cần xác định chính xác loại con dấu, cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận và căn cứ phát sinh việc giao nộp. Việc áp dụng quy định cũ về con dấu doanh nghiệp mà không kiểm tra hiệu lực có thể khiến tổ chức chuẩn bị sai hồ sơ hoặc thực hiện một thủ tục không còn bắt buộc.

Bài viết được cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 99/2016/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP. Nội dung mang tính tham khảo; hồ sơ cụ thể cần được đối chiếu với loại hình tổ chức và giấy tờ về con dấu đang lưu giữ.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal