Thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ năm 2026?

Thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ năm 2026?

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt khi khấu trừ thuế GTGT

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, trừ các trường hợp đặc thù.

Đây là điều kiện quan trọng để thực hiện khấu trừ thuế đầu vào.

Ví dụ, doanh nghiệp mua thiết bị văn phòng với tổng giá thanh toán 11 triệu đồng, đã bao gồm thuế GTGT.

Nếu doanh nghiệp thanh toán hoàn toàn bằng tiền mặt và không thuộc trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép, khoản thuế GTGT đầu vào có thể không đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Thanh toán dưới 5 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản không?

Theo nguyên tắc tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên.

Vì vậy, giao dịch dưới ngưỡng này không đương nhiên phải thanh toán không dùng tiền mặt chỉ để đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng các điều kiện khấu trừ khác.

Đồng thời, cần xem xét quy định đối với trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày của một người bán.

Thanh toán bằng tiền mặt có được tính chi phí TNDN không?

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp áp dụng quy định đặc thù.

Vì vậy, nếu một khoản chi thuộc phạm vi này nhưng được thanh toán bằng tiền mặt không đúng điều kiện, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khi tính thuế TNDN.

Đây là vấn đề cần phân biệt với việc hạch toán kế toán.

Một khoản tiền thực tế đã chi có thể được ghi nhận theo quy định kế toán nhưng vẫn phải điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế.

Mua nhiều lần dưới 5 triệu đồng trong cùng một ngày thì sao?

Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán nhiều lần trong ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ.

Ví dụ, một doanh nghiệp mua ba lần hàng hóa từ cùng một nhà cung cấp trong ngày, mỗi lần 2 triệu đồng.

Tổng giá trị trong ngày là 6 triệu đồng.

Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, cần xem xét việc đáp ứng điều kiện chi phí theo quy định nêu trên.

Không nên chia nhỏ giao dịch với mục đích né tránh điều kiện thanh toán.

Chuyển tiền mặt vào tài khoản người bán có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt?

Không đương nhiên.

Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không thuộc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được công nhận theo điều kiện này.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt việc chuyển khoản hợp lệ với hành vi trực tiếp nộp tiền mặt vào tài khoản của nhà cung cấp.

Đây là sai sót có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế dù có chứng từ ngân hàng.

Mua hàng trả chậm nhưng chưa thanh toán có được khấu trừ không?

Theo điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, hóa đơn và thanh toán theo quy định.

Nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục, doanh nghiệp có thể thực hiện khấu trừ theo điều kiện luật định.

Tuy nhiên, khi đến hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ tương ứng.

Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn thanh toán thay vì chỉ kiểm tra hồ sơ tại thời điểm nhận hóa đơn.

Nhân viên mua hộ hàng hóa rồi công ty hoàn tiền có được tính chi phí không?

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với một số trường hợp người lao động được doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền mua hộ hàng hóa, dịch vụ, khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện.

Hồ sơ cần thể hiện việc giao hoặc ủy quyền, chứng từ mua hàng và phương thức thanh toán phù hợp.

Đối với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, cần kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động và việc công ty thanh toán lại theo quy định.

Không nên mặc nhiên xem mọi khoản nhân viên tự ứng tiền mua hàng là đủ điều kiện tính chi phí.

Chi tiền lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng có được trừ không?

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trong năm 2026 đối với Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương, tiền công trả cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra quy trình chi trả lương, đặc biệt khi vẫn thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.

Ngoài phương thức thanh toán, khoản chi lương còn phải đáp ứng các điều kiện khác của pháp luật thuế TNDN.

Doanh nghiệp đã thanh toán tiền mặt sai quy định phải làm gì?

Trước tiên, cần xác định giá trị giao dịch, thời điểm thanh toán và phạm vi áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Sau đó, rà soát việc khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí TNDN.

Nếu đã kê khai không đúng, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo quy định.

Không nên lập chứng từ chuyển khoản hình thức hoặc tạo giao dịch giả nhằm hợp thức hóa khoản thanh toán đã phát sinh.

LH Legal hỗ trợ xử lý rủi ro thanh toán tiền mặt và nghĩa vụ thuế

LH Legal tư vấn doanh nghiệp về điều kiện khấu trừ thuế GTGT, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và các vấn đề phát sinh từ phương thức thanh toán.

Luật sư hỗ trợ đánh giá hồ sơ giao dịch, rà soát nghĩa vụ khai bổ sung và tư vấn phương án xử lý khi cơ quan thuế không chấp nhận khoản khấu trừ hoặc chi phí.

Với ngưỡng thanh toán từ 5 triệu đồng, doanh nghiệp cần kiểm soát phương thức thanh toán ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch để hạn chế những rủi ro về thuế.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal