Hướng dẫn thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh năm 2025

Từ năm 2025, các quy định pháp luật liên quan tiếp tục được hoàn thiện và chuẩn hóa, đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải nắm vững trình tự, thủ tục thực hiện nhằm bảo đảm hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định, tuân thủ pháp luật, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong công tác quản lý thuế, hồ sơ pháp lý và các giao dịch liên quan. 

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và đầy đủ về thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, Văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản trị và tuân thủ pháp luật.

Các trường hợp phải đăng ký khi thay đổi hoạt động CN, VPĐD, ĐĐKD theo quy định pháp luật

Theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh khi có một trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh;

• Thay đổi địa chỉ trụ sở của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh;

• Thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc người phụ trách địa điểm kinh doanh;

• Thay đổi nội dung hoạt động đã đăng ký của chi nhánh, văn phòng đại diện;

• Tạm ngừng hoạt động, tiếp tục hoạt động trước thời hạn đã thông báo;

• Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh;

Hồ sơ đăng ký thay đổi hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh năm 2025

Căn cứ khoản 4 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp quy định hồ sơ đăng thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:

“4. Hồ sơ đăng ký thay đổi bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.”

Theo đó, Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được quy định tại mẫu số 19 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục phải thực hiện theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về việc uỷ quyền:

• Trường hợp hủy quyền cho cá nhân thực hiện, kèm theo hồ sơ đăng ký phải có: Văn bản ủy quyền cho cá nhân. Văn bản ủy này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện, kèm theo hồ sơ đăng ký phải có:

  • Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức.

  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho các nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thì khi thực hiện nhân viên bưu chính phải nộp: Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký.

• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cụ thể:

  • Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện.

  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện.

Lưu ý: Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. 

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. 

Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Trình tự, thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh

Căn cứ khoản 5 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi như sau:

“5. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu doanh nghiệp có nhu cầu; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.”

Theo đó, trình tự thủ tục thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đăng ký, trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu doanh nghiệp có nhu cầu. 

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Lệ phí

Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được quy định tại Thông tư 64/2025/TT-BTC và Thông tư 47/2019/TT-BTC như sau:

• Từ ngày 01/7/2025 đến hết năm 2026: áp dụng mức thu lệ phí 25.000 đồng/lần (căn cứ mục 1 Biểu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Thông tư 64/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).

• Từ 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.

• Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử (khoản 3 Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC).

Lưu ý: Nộp lệ phí đăng ký tại thời điểm nộp hồ sơ. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả trong trường hợp không được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Một số lưu ý quan trọng khi thay đổi nội dung đăng ký

Doanh nghiệp cần thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có thay đổi

Khi có sự thay đổi liên quan đến nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. 

Đây là nghĩa vụ mang tính bắt buộc, nhằm bảo đảm tính công khai, minh bạch của thông tin doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia. Việc không thực hiện hoặc thực hiện quá thời hạn nêu trên có thể dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc quản lý thuế, giao dịch dân sự và hoạt động kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung), hành vi không thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Cụ thể, theo quy định về xử phạt hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày;

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày;

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu quá thời hạn từ 91 ngày trở lên.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định, nhằm khắc phục tình trạng vi phạm.

Nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố, phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động tại nơi cũ và đăng ký mới tại nơi mới

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác không thuộc trường hợp đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, mà được xem là việc chấm dứt hoạt động tại địa điểm cũ và đăng ký thành lập mới tại địa phương khác.

Đồng thời, theo các quy định về chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và đăng ký hoạt động mới trong cùng Nghị định này, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ hai thủ tục độc lập tương ứng với từng địa phương quản lý.

Như vậy, pháp luật không cho phép thực hiện thủ tục “chuyển địa chỉ liên tỉnh” đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, mà bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện trình tự chấm dứt và đăng ký mới theo quy định.

Lỗi thường gặp: hồ sơ thiếu biên bản họp, sai mẫu thông báo, thông tin cá nhân không trùng khớp

Thực tiễn giải quyết hồ sơ cho thấy, doanh nghiệp thường gặp một số sai sót phổ biến làm kéo dài thời gian xử lý hoặc bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ. Điển hình là thiếu biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị trong các trường hợp pháp luật yêu cầu phải có ý kiến quyết nghị; sử dụng sai hoặc không đúng mẫu thông báo theo quy định hiện hành; hoặc thông tin cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện không trùng khớp với dữ liệu đã đăng ký trước đó (như họ tên, số giấy tờ pháp lý, chức danh). 

Những lỗi này tuy mang tính hình thức nhưng có ý nghĩa pháp lý quan trọng, nếu không được rà soát kỹ lưỡng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ đăng ký và tính hợp lệ của hồ sơ doanh nghiệp.

LH Legal - Đồng hành cùng doanh nghiệp trong thủ tục thay đổi đăng ký hoạt động

Với vai trò là đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, trên cơ sở cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới nhất và thực tiễn áp dụng tại cơ quan đăng ký kinh doanh: 

• LH Legal cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. 

• LH Legal không chỉ hướng dẫn doanh nghiệp đúng trình tự, thủ tục mà còn giúp rà soát, đánh giá tính pháp lý của toàn bộ hồ sơ trước khi nộp, nhằm hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

• LH Legal đóng vai trò đồng hành xuyên suốt từ khâu tư vấn ban đầu, xác định đúng trường hợp pháp lý cần thực hiện, đến việc soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

Thông qua việc cung cấp giải pháp pháp lý hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian, LH Legal giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, duy trì hoạt động kinh doanh thông suốt và nâng cao mức độ an toàn pháp lý trong quá trình vận hành. LH Legal không chỉ là đơn vị thực hiện thủ tục, mà còn là đối tác pháp lý đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình phát triển bền vững.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Hồ Chí Minh: 12A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định (Phường Đa Kao, Quận 1 cũ)

Hà Nội: 51 Nguyễn Khắc Hiếu, Phường Ba Đình (Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình cũ)

Nha Trang: 144 Hoàng Hoa Thám, Phường Nha Trang (Phường Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang cũ)

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal