Hồ sơ nhận việc cho nhân viên mới - Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì theo Pháp luật lao động?

>>> Trình tự, thủ tục đăng ký bổ sung ngành nghề mới cho doanh nghiệp

>>> Các vấn đề pháp lý về cho thuê lại lao động mới nhất hiện nay

Tại sao cần chuẩn bị hồ sơ nhận việc đầy đủ và đúng quy định?

Ý nghĩa của hồ sơ nhận việc trong quy trình tuyển dụng

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc yêu cầu người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ nhận việc cho nhân viên mới. Tuy nhiên, xét về thực tiễn, việc chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ nhận việc cho nhân viên mới trong quy trình tuyển dụng là việc làm cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý lao động, tránh một số rủi ro pháp lý. Mặc dù không có quy định trực tiếp yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ của người lao động nhưng hồ sơ của người lao động chính là căn cứ để doanh nghiệp thiết lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Chương II Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (“Nghị định 145/2020/NĐ-CP”)), người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động để quản lý lao động. 

Việc chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ nhận việc phục vụ cho việc quản lý lao động và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế, và các quyền lợi khác của người lao động. Do đó, trong quá trình tuyển dụng, các doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ nhận việc cho nhân viên mới để thuận tiện cho việc giải quyết những vấn đề phát sinh với nhân viên hoặc những tranh chấp xảy ra ngoài ý muốn.

Ngoài ra, một doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ tạo được ấn tượng tốt với ứng viên và cộng đồng. Điều này không chỉ giúp thu hút nhân tài mà còn nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất lao động.

Rủi ro pháp lý nếu thiếu các giấy tờ quan trọng

Khi chuẩn bị hồ sơ nhận việc, các doanh nghiệp cần chú ý chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nếu thiếu giấy tờ quan trọng có thể sẽ gây ra một số rủi ro pháp lý cho chính các  doanh nghiệp. Một số minh chứng cụ thể cho các rủi ro như sau:

• Doanh nghiệp không có hồ sơ đầy đủ để chứng minh việc tuyển dụng và đóng bảo hiểm cho người lao động, có thể dẫn đến việc không được hưởng các quyền lợi bảo hiểm xã hội, hoặc bị yêu cầu hoàn trả các khoản tiền đã chi trả không đúng quy định;

• Khi không có thỏa thuận về bảo mật thông tin, người lao động có thể sẽ tiết lộ bí mật kinh doanh, các thông tin bí mật khác của doanh nghiệp. Điều này gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp;

• Khi không có hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc giải quyết các tranh chấp lao động. Trong trường hợp xảy ra khiếu nại từ người lao động, thiếu giấy tờ sẽ làm giảm khả năng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và có thể dẫn đến các quyết định bất lợi từ cơ quan chức năng;

• Nếu không có hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác của người lao động;

• Việc thiếu sót trong hồ sơ tuyển dụng có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt ứng viên và cộng đồng. Vi phạm pháp luật lao động có thể khiến doanh nghiệp bị thanh tra kiểm tra, bị công khai trên phương tiện truyền thông. Uy tín bị ảnh hưởng khiến doanh nghiệp khó thu hút lao động có chất lượng;

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nhận việc đầy đủ để tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi và uy tín của chính doanh nghiệp.

Hồ sơ nhận việc dành cho nhân viên mới

Đối với khối văn phòng và lao động phổ thông

Việc thiết lập hồ sơ nhận việc là việc làm cần thiết đối với các doanh nghiệp trong quy trình tuyển dụng, tuy nhiên, đây không phải là việc làm bắt buộc bởi hiện nay không có quy định pháp luật cụ thể nào về vấn đề này. Dựa trên những thông tin cần thiết và tính chất công việc trên thực tế đối với nhân viên khối văn phòng và lao động phổ thông, các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ nhận việc dành cho nhân viên khối văn phòng và lao động phổ thông gồm:

• Hợp đồng thử việc;

• Thỏa thuận bảo mật thông tin;

• Biên bản cung cấp Nội quy lao động của doanh nghiệp cho người lao động;

• Tờ khai đăng ký thuế & cam kết Thuế TNCN.

Đối với nhân viên bán hàng

Tương tự hồ sơ nhận việc dành cho nhân viên khối văn phòng và lao động phổ thông, không có quy định nào về các giấy tờ cần có đối với hồ sơ nhận việc dành cho nhân viên bán hàng. Trên thực tế, các doanh nghiệp nên chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Hợp đồng thử việc;

• Hợp đồng đào tạo và chương trình đào tạo nhân viên bán hàng (trong trường hợp nhân viên được doanh nghiệp đào tạo;

• Thỏa thuận bảo mật thông tin;

• Biên bản cung cấp Nội quy lao động của doanh nghiệp cho người lao động;

• Tờ khai đăng ký thuế & cam kết Thuế TNCN. 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ cần có trong hồ sơ nhận việc

Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi soạn thảo hồ sơ nhận việc

Để đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm dưới đây khi soạn thảo hồ sơ nhận việc:

Hợp đồng thử việc có cần ghi rõ mức lương và thời gian thử việc không?

Thử việc là quá trình người lao động được làm những công việc trong phạm vi công việc mà họ đang ứng tuyển. Quá trình này giúp người lao động làm quen với công việc, môi trường làm việc mới, cảm nhận về sự phù hợp của cá nhân họ đối với công việc, môi trường làm việc.

Đồng thời, dựa vào quá trình thử việc, người sử dụng lao động có căn cứ để đánh giá hiệu suất làm việc của người lao động. Pháp luật thừa nhận tính hợp pháp của quá trình thử việc, cụ thể được quy định từ Điều 24 đến Điều 27 Bộ luật Lao động 2019. Căn cứ khoản 2 Điều 24 Bộ luật Lao động 2019, nội dung chủ yếu của hợp đồng thử việc gồm thời gian thử việc và nội dung quy định tại các điểm a, b, c, đ, g và h khoản 1 Điều 21 của Bộ luật Lao động 2019. Dẫn chiếu đến các quy định này, trong đó có bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh. 

Do đó, trong hợp đồng thử việc cần ghi rõ mức lương và thời gian thử việc. 

Thỏa thuận bảo mật thông tin có giá trị pháp lý như thế nào?

Thỏa thuận bảo mật thông tin là văn bản pháp lý ràng buộc giữa các bên, quy định việc bảo mật thông tin và chế tài nếu vi phạm. Thỏa thuận này nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Người sử dụng lao động bảo vệ được bí mật kinh doanh, không bị thiệt hại, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình hoạt động kinh doanh của họ.

Về phía người lao động, họ được bảo mật thông tin cá nhân, không ảnh hưởng đến quá trình làm việc hoặc ứng tuyển ở doanh nghiệp khác về sau. Theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Bộ luật lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH), người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận với người lao động về việc bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ trong hợp đồng lao động hoặc bằng văn bản khác theo quy định của pháp luật. 

Vì vậy, thỏa thuận bảo mật thông tin có giá trị pháp lý như một điều khoản trong hợp đồng lao động hoặc là văn bản pháp lý được dùng để bảo vệ quyền lợi của các bên.

Cam kết bảo lãnh nhân sự có hợp pháp không?

Theo khoản 1 Điều 335 Bộ luật Dân sự 2015, bảo lãnh là việc người thứ ba (bên bảo lãnh) cam kết với bên có quyền bên nhận bảo lãnh) sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ (bên được bảo lãnh), nếu khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ mà bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ. 

Với tinh thần của điều khoản trên, bảo lãnh nhân sự có thể được hiểu là việc người thứ ba (thông thường là người thân của người lao động) cam kết với người sử dụng lao động rằng họ sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho người lao động nếu khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ mà người lao động không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ với người sử dụng lao động. Trường hợp bảo lãnh nhân sự thường diễn ra trong trường hợp sử dụng lao động chưa thành niên.

Về bản chất, cam kết bảo lãnh nhân sự cũng là thỏa thuận giữa các bên và có hiệu lực pháp luật khi:

• Không vi phạm điều cấm của pháp luật;

• Nội dung cam kết rõ ràng;

• Có sự đồng ý, xác nhận của tất cả các bên liên quan, thông thường thể hiện qua chữ ký hoặc in dấu vân tay);

Tóm lại, cam kết bảo lãnh nhân sự có hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện trên.

Cam kết bảo lãnh nhân sự là thỏa thuận giữa các bên

Luật sư tư vấn hồ sơ tuyển dụng - Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động

Tại sao doanh nghiệp cần luật sư rà soát hồ sơ nhận việc cho người lao động?

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp trước khi tuyển dụng người lao động, thường cần có luật sư tham gia rà soát hồ sơ tuyển dụng. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, giảm rủi ro và bảo vệ quyền lợi trong quá trình tuyển dụng nhân sự.

Luật sư là người hiểu rõ các quy định pháp luật hiện hành, chuyên môn, kinh nghiệp. Họ có khả năng giúp doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của các thỏa thuận và cam kết trong hồ sơ nhận việc, đảm bảo rằng các bên đều hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, đảm bảo về việc hồ sơ nhận việc tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, bao gồm Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định liên quan. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý trong tương lai.

Việc rà soát hồ sơ nhận việc cho người lao động giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc thiếu sót trong hồ sơ, từ đó giảm thiểu rủi ro về tranh chấp lao động, khiếu nại hoặc xử phạt hành chính. Đồng thời, còn làm tăng tính minh bạch trong quy trình tuyển dụng, từ đó tạo sự tin tưởng cho người lao động và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Luật sư có thể tư vấn về các điều khoản trong hợp đồng lao động và các thỏa thuận liên quan, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong mối quan hệ lao động.

LHLegal - Hỗ trợ tư vấn pháp lý và xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn doanh nghiệp

Công ty Luật TNHH LHLegal với hơn 6 năm hoạt động cùng đội ngũ luật sư chuyên môn cao, am hiểu pháp luật lao động, có kinh nghiệm trong việc xử lý nhiều vụ án tranh chấp lao động. Chúng tôi tự tin sẽ có nhiều giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện giúp bảo vệ được quyền lợi hợp pháp cho Khách hàng và giúp cân bằng hơn mối quan hệ giữa Người lao động và Người sử dụng Lao động. 

Các dịch vụ tư vấn pháp lý về hồ sơ nhận việc của các doanh nghiệp gồm:

• Kiểm tra, rà soát hồ sơ nhận việc để tránh sai sót pháp lý;

• Tư vấn, soạn thảo hợp đồng lao động, thử việc, chính sách tiền lương, thưởng;

• Xây dựng nội quy lao động, quy chế kỷ luật hợp pháp;

• Hỗ trợ xử lý tranh chấp lao động, sa thải đúng luật để tránh kiện tụng.

• Tư vấn xử lý tình huống pháp lý phát sinh trong tuyển dụng.

Một số lợi ích đối với các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ của LHLegal để thiết lập hồ sơ nhận việc cho nhân viên mới:

• Tránh vi phạm pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị kiện tụng, xử phạt hành chính;

• Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao uy tín doanh nghiệp;

• Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, tránh mất mát tài chính do sai sót pháp lý.

Với kinh nghiệm thực tế và đội ngũ luật sư chuyên sâu về lao động, LHLegal là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng đúng pháp luật, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự