Người lao động tự ý bỏ việc không thông báo: Doanh nghiệp xử lý thế nào đúng luật?

Trong quá trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp người lao động đột ngột không đến làm việc, không xin phép, không phản hồi điện thoại và từ chối tham dự các buổi làm việc theo thư mời.

Người lao động tự ý bỏ việc không thông báo: Doanh nghiệp xử lý thế nào đúng luật?

Doanh nghiệp có được tự động chấm dứt hợp đồng lao động, giữ lương hoặc yêu cầu người lao động bồi thường hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào việc người lao động đã thể hiện rõ ý chí nghỉ việc hay chỉ đang tự ý vắng mặt không có lý do chính đáng.

Tình huống cần tư vấn

Một người lao động ký hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng nhưng từ ngày 25/02/2025 đã tự ý nghỉ việc, không thông báo và không phản hồi các liên hệ từ doanh nghiệp.

Đến ngày 04/03/2025, công ty tiếp tục hướng dẫn người lao động đăng ký nghỉ việc trên phần mềm nội bộ và gửi thư mời làm việc nhưng người lao động vẫn không thực hiện.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ tài liệu trước khi xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động.

Trước tiên, cần xác định người lao động “nghỉ việc” hay chỉ “tự ý vắng mặt”

Đây là bước quan trọng nhất bởi mỗi trường hợp sẽ dẫn đến một cách xử lý khác nhau.

Trường hợp người lao động đã thể hiện rõ ý chí nghỉ việc

Nếu người lao động có tin nhắn, email, đơn nghỉ việc hoặc lời nói thể hiện rõ ý định chấm dứt hợp đồng nhưng nghỉ ngay mà không thực hiện thời hạn báo trước, doanh nghiệp có thể xem xét xác định đây là trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Theo điểm b khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo hợp đồng xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ những trường hợp được quyền nghỉ không cần báo trước theo khoản 2 Điều này.

Việc không thực hiện đúng thời hạn báo trước và không thuộc trường hợp được nghỉ ngay có thể bị xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật theo Điều 39 Bộ luật Lao động 2019.

Trường hợp người lao động chỉ không đến làm việc

Nếu người lao động không gửi đơn, không thông báo nghỉ việc và cũng chưa có tài liệu nào thể hiện rõ ý chí chấm dứt hợp đồng thì doanh nghiệp không nên mặc nhiên kết luận người lao động đã đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể xem xét một trong hai hướng:

• Đơn phương chấm dứt hợp đồng do người lao động tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng, theo điểm e khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019;
• Xử lý kỷ luật sa thải nếu người lao động tự ý bỏ việc đủ số ngày luật định và doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự xử lý kỷ luật.

Doanh nghiệp phải lựa chọn căn cứ phù hợp với hồ sơ vụ việc, không nên đồng thời ban hành nhiều quyết định có bản chất mâu thuẫn với nhau.

Doanh nghiệp nên thực hiện quy trình nào?

Bước 1: Xác minh nguyên nhân người lao động vắng mặt

Doanh nghiệp cần kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp nghỉ việc vì lý do chính đáng hay không.

Theo Bộ luật Lao động 2019, lý do chính đáng có thể bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp được quy định trong nội quy lao động.

Do đó, trước khi xử lý, công ty nên gửi thông báo yêu cầu người lao động:

• Giải trình lý do vắng mặt;
• Cung cấp tài liệu chứng minh nếu có;
• Trở lại làm việc trong thời hạn được ấn định, làm căn cứ xem xét có tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động hay không.

Bước 2: Gửi thư mời và lưu lại chứng cứ

Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải gửi đúng hai lần thư mời trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, việc liên hệ nhiều lần sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh đã tạo điều kiện để người lao động giải trình.

Thư mời hoặc thông báo nên được gửi qua những kênh có thể lưu lại chứng cứ, chẳng hạn:

• Chuyển phát bảo đảm đến địa chỉ người lao động đã đăng ký;
• Email công việc và email cá nhân;
• Tin nhắn điện thoại;
• Phần mềm quản lý nhân sự;
• Các phương thức liên lạc đã được các bên sử dụng trong quá trình làm việc.

Doanh nghiệp cũng nên lập biên bản ghi nhận từng ngày người lao động vắng mặt, kết quả liên hệ và phản hồi của quản lý trực tiếp.

Bước 3: Xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng

Sau khi hết thời hạn yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần lựa chọn một căn cứ xử lý thống nhất.

Nếu có đủ chứng cứ cho thấy người lao động chủ động chấm dứt hợp đồng nhưng không báo trước, doanh nghiệp có thể lập thông báo ghi nhận việc người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Nếu người lao động chỉ vắng mặt từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên, không có lý do chính đáng và không thể hiện rõ ý chí nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo điểm e khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp này, người sử dụng lao động không phải báo trước theo khoản 3 Điều 36.

Nếu lựa chọn xử lý kỷ luật sa thải, doanh nghiệp phải bảo đảm đầy đủ điều kiện, thời hiệu và trình tự xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Người lao động nghỉ việc trái pháp luật phải bồi thường gì?

Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật có các nghĩa vụ sau:

• Không được trợ cấp thôi việc;
• Bồi thường cho doanh nghiệp nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;
• Bồi thường thêm khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước;
• Hoàn trả chi phí đào tạo nếu thuộc trường hợp phải hoàn trả theo Điều 62 Bộ luật Lao động.

Ví dụ, nếu người lao động phải báo trước 30 ngày nhưng nghỉ ngay không báo trước thì khoản bồi thường có thể bao gồm:

• Nửa tháng tiền lương theo hợp đồng cộng với tiền lương tương ứng 30 ngày không báo trước.
• Chi phí đào tạo chỉ được yêu cầu khi doanh nghiệp có hồ sơ chứng minh hợp lệ, chẳng hạn hợp đồng đào tạo, khoản chi thực tế, chứng từ thanh toán và cam kết hoàn trả phù hợp với pháp luật.

Cần lưu ý, các khoản bồi thường trên chỉ áp dụng khi có đủ căn cứ xác định chính người lao động đã đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Nếu công ty là bên đơn phương chấm dứt hợp đồng do người lao động vắng mặt thì không thể mặc nhiên yêu cầu toàn bộ khoản bồi thường theo Điều 40.

Doanh nghiệp có được tự ý trừ tiền lương không?

Không nên tự ý khấu trừ tiền lương để cấn trừ khoản bồi thường do nghỉ việc không báo trước.

Theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản theo quy định về trách nhiệm vật chất. Việc khấu trừ còn phải được thông báo rõ lý do và không được vượt quá giới hạn luật định.

Đối với khoản bồi thường do đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, doanh nghiệp nên:

• Lập bảng đối chiếu quyền lợi và nghĩa vụ;
• Gửi thông báo yêu cầu người lao động thanh toán;
• Thỏa thuận bằng văn bản về việc cấn trừ nếu người lao động đồng ý;
• Khởi kiện hoặc sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp hợp pháp nếu không đạt được thỏa thuận.

Doanh nghiệp không nên tự giữ toàn bộ tiền lương còn lại vì điều này có thể làm phát sinh tranh chấp ngược lại.

Doanh nghiệp không nên tự ý trừ tiền lương của NLĐ để cấn trừ khoản bồi thường do nghỉ việc không báo trước

Có được trừ tiền thưởng của người lao động không?

Không nên sử dụng cách diễn đạt “khấu trừ tiền thưởng”.

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng được xác định dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động; điều kiện thưởng được quy định trong quy chế thưởng do doanh nghiệp công bố.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra người lao động có đủ điều kiện được hưởng thưởng hay không theo quy chế đã ban hành.

Nếu quy chế quy định người lao động phải còn làm việc tại thời điểm chi thưởng hoặc phải hoàn thành các tiêu chí nhất định nhưng người lao động không đáp ứng thì doanh nghiệp có thể không phát sinh nghĩa vụ thưởng. Tuy nhiên, nếu khoản thưởng đã được xác lập, đến hạn hoặc doanh nghiệp đã cam kết trả mà không kèm điều kiện thì việc giữ lại để cấn trừ bồi thường có thể phát sinh rủi ro pháp lý.

Công ty vẫn phải thanh toán quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng

Dù người lao động có vi phạm nghĩa vụ báo trước, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

• Thanh toán tiền lương còn lại;
• Thanh toán tiền nghỉ hằng năm chưa sử dụng nếu thuộc trường hợp được thanh toán;
• Hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
• Trả lại bản chính giấy tờ đã giữ của người lao động;
• Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.

Thông thường, các khoản liên quan phải được thanh toán trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng; một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Doanh nghiệp nên lập bảng quyết toán quyền lợi và nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng, thay vì gọi là “biên bản thanh lý bắt buộc phải có chữ ký”. Nếu người lao động không đến nhận hoặc không ký, công ty có thể lập biên bản ghi nhận, gửi bảng quyết toán và thông báo đến địa chỉ đã đăng ký.

Khi nào doanh nghiệp có thể khởi kiện?

Nếu người lao động không thực hiện nghĩa vụ bồi thường, doanh nghiệp có thể khởi kiện yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động.

Theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thuộc trường hợp không bắt buộc phải thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết.

Thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là một năm kể từ ngày bên yêu cầu phát hiện hành vi mà mình cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp bị vi phạm, trừ trường hợp có sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan theo luật định.

Từ ngày 01/7/2025, hệ thống Tòa án được tổ chức theo mô hình Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân khu vực. Vì vậy, bài viết không nên tiếp tục hướng dẫn chung rằng doanh nghiệp nộp đơn tại “Tòa án nhân dân cấp huyện”; cần xác định Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền theo quy định tố tụng và phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ.

Những sai sót doanh nghiệp cần tránh

Khi xử lý người lao động tự ý bỏ việc, doanh nghiệp cần tránh:

• Tự động ra quyết định sa thải mà không thực hiện đúng trình tự;
• Đồng thời xác định người lao động nghỉ trái luật và ban hành quyết định công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng;
• Tự ý giữ toàn bộ tiền lương hoặc khoản phải trả;
• Ghi nhận người lao động “tự nguyện nghỉ việc” khi không có chứng cứ;
• Yêu cầu bồi thường nhưng không chứng minh được mức tiền;
• Không thanh toán quyền lợi và hoàn tất thủ tục bảo hiểm đúng thời hạn;
• Chỉ gọi điện mà không lưu lại hồ sơ, thư mời và chứng cứ về quá trình liên hệ.

Kết luận

Khi người lao động tự ý bỏ việc, doanh nghiệp không nên vội vàng xác định đây là trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Trước tiên, công ty cần xác minh nguyên nhân vắng mặt, gửi yêu cầu giải trình và thu thập chứng cứ về ý chí của người lao động. Sau đó, doanh nghiệp mới lựa chọn một trong các hướng xử lý phù hợp:

• Ghi nhận người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật nếu có đủ căn cứ;
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động tự ý bỏ việc đủ 5 ngày làm việc liên tục mà không có lý do chính đáng;
• Xử lý kỷ luật sa thải nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và trình tự pháp luật.

Việc lựa chọn đúng căn cứ, lập hồ sơ đầy đủ và thanh toán minh bạch các quyền lợi còn lại sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời hạn chế nguy cơ bị người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện.

Bài viết được xây dựng trên cơ sở tình huống được cung cấp và chỉ có giá trị tham khảo. Việc xác định phương án xử lý cụ thể cần dựa trên hợp đồng lao động, nội quy lao động, hồ sơ chấm công, nội dung trao đổi giữa các bên và các tài liệu liên quan.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal