Lập khống chứng từ kế toán: Vi phạm gì và bị xử lý hình sự ra sao?

>>> Phân biệt tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản và tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản?

>>> Doanh nghiệp đang giải thể có thoát được trách nhiệm khi trốn thuế, gian lận thuế?

Lập khống chứng từ kế toán là gì?

Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015:

“3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Có thể hiểu chứng từ kế toán là tài liệu gốc (bằng giấy hoặc điện tử) dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của tổ chức, cá nhân. 

Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, biên bản nghiệm thu, hợp đồng mua bán, phiếu xuất – nhập kho…

Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi sổ, lập báo cáo tài chính và làm cơ sở cho công tác kiểm toán, thanh tra, quyết toán thuế.

Định nghĩa “lập khống” chứng từ

Lập khống chứng từ kế toán là việc:

• Tạo mới chứng từ không có giao dịch thực tế (ví dụ: in hóa đơn GTGT khống, lập phiếu chi khống).

• Sửa đổi chứng từ gốc bằng cách tẩy xóa, thêm bớt thông tin (giá trị, số lượng, ngày tháng, tên đối tượng...) để làm sai lệch nội dung chứng từ gốc

Mục đích thường gặp:

• Trốn thuế: giảm thuế GTGT, tính sai chi phí hp hợp pháp để giảm thu nhập tính thuế TNDN.

• Chiếm đoạt vốn: rút tiền tạm ứng, hoàn ứng không đúng quy định.

• “Làm đẹp” báo cáo tài chính để vay vốn, huy động đầu tư.

Dấu hiệu nhận biết

• Hóa đơn, chứng từ không khớp với thực tế: Giá trị ghi trên hóa đơn lớn hơn giá trị dịch vụ, hàng hóa nhận được; phiếu thu không có biên bản nghiệm thu thực; thiếu hợp đồng, phiếu nhập kho…

• Nhiều chứng từ giống hệt nhau: Các hóa đơn cùng số, cùng ngày nhưng được sử dụng nhiều lần.

• Sự tẩy xóa, sửa chữa: Chứng từ gốc có dấu vết xóa, viết đè; chữ ký, con dấu không nhất quán.

• Nội dung mờ mịt, không rõ ràng: Không có thông tin doanh nghiệp bán hàng, địa chỉ, mã số thuế; hóa đơn chỉ ghi chung chung, không rõ ràng: “chi phí dịch vụ”.

Việc phát hiện sớm các dấu hiệu này giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý kịp thời kiểm tra, ngăn chặn hành vi sai phạm.

Dấu hiệu để xác định hành vi cấu thành tội phạm

Để xem xét hành vi có dấu hiệu tội phạm làm cơ sở để khởi tố hình sự, cơ quan điều tra cần đánh giá đầy đủ mặt khách quan, mặt chủ quan và hậu quả của hành vi.

1. Mặt khách quan

• Chủ thể lập khống: Kế toán viên, kế toán trưởng, thủ quỹ, bộ phận mua hàng, lãnh đạo doanh nghiệp… có liên quan trực tiếp đến chứng từ.

• Hành vi:

  • Tạo lập hóa đơn, phiếu thu/chi khống;

  • Đề xuất, Ký duyệt, lưu trữ, sử dụng chứng từ giả mạo;

  • Ghi vào sổ kế toán, báo cáo tài chính từ chứng từ khống.

• Phương thức, thủ đoạn:

  • In ấn nhiều bản hóa đơn, tiêu hủy giao dịch thực tế;

  • Chèn ghép trang chứng từ;

  • Sử dụng phần mềm kế toán để chỉnh sửa số liệu.

Hậu quả:

• Thiệt hại về tài chính:

  • Thất thu thuế GTGT, TNDN, TNCN theo Luật Quản lý thuế 2019.

  • Mất tiền tạm ứng, hoàn ứng, thất thoát vốn. (Theo điều 221 Bộ luật hình sự 2015).

• Sai lệch báo cáo: Ảnh hưởng đến quyết định đầu tư, đánh giá hiệu quả sản xuất – kinh doanh. không phải hậu quả để xác định cấu thành tội phạm

• Uy tín doanh nghiệp: Bị phạt hành chính, truy thu thuế, công khai nợ thuế, thậm chí phá sản.

Lập khống chứng từ kế toán có thể khiến báo cáo bị sai lệch

2. Mặt chủ quan

• Cố ý trực tiếp: Biết rõ chứng từ không đúng sự thật nhưng vẫn cố tình thực hiện hoặc chỉ đạo thực hiện.

• Mục đích hưởng lợi: Chiếm đoạt tài sản, né tránh việc nộp thuế hoặc làm giảm thấp tiền đóng thuế, làm đẹp báo cáo tài chính để vay vốn, huy động vốn…

Hành vi lập chứng từ khống phạm tội gì?

Hành vi lập khống chứng từ kế toán không chỉ bị xử phạt hành chính, mà ở mức độ nghiêm trọng còn có thể cấu thành tội phạm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 theo các tội sau:

Tội tham ô tài sản (Điều 353 BLHS năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017)

Theo đó, hành vi lập khống chứng từ hóa đơn phạm tội tham ô mà chiếm đoạt tài sản trị giá 2.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng hoặc dưới 2.000.000 đồng nhưng thuộc một trong các trường hợp: “Đã bị xử lý kỷ luật về hành vi này mà còn vi phạm; Đã bị kết án về một trong các tội quy định tại Mục 1 Chương này, chưa được xóa án tích mà còn vi phạm” thì bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm. Nếu chiếm đoạt tài sản trị giá 1.000.000.000 đồng trở lên thì có thể bị phạt tù 20 năm, tù chung thân hoặc tử hình.

Tội “ lạm dụng chức vụ, quyền hạn chiếm đoạt tài sản” (Điều 355 BLHS năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017)

• Khi cá nhân lợi dụng chức vụ (giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ…) chỉ đạo hoặc thực hiện lập khống chứng từ, khiến tài sản Nhà nước hoặc doanh nghiệp bị thiệt hại.

• Hình phạt: Phạt tù từ 01 năm đến 06 năm hoặc khung hình phạt cao nhất có thể từ 20 năm đến chung thân.

Tội giả mạo trong công tác (Điều 359 BLHS năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017)

“1. Người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong các hành vi sau đây, thì bị phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

a) Sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ, tài liệu;

b) Làm, cấp giấy tờ giả;

c) Giả mạo chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn.

...”

Khung hình phạt cao nhất đối với tội này có thể bị phạt tù từ 12 năm đến 20 năm. Ngoài ra, Người phạm tội còn bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm, có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Tội “ thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng” (Điều 360 BLHS năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017)

• Áp dụng với người đứng đầu doanh nghiệp: không kiểm tra, giám sát để nhân viên lập khống chứng từ, gây hậu quả nghiêm trọng.

• Hình phạt: Phạt tù đến 5 năm hoặc phạt tiền; có thể cấm đảm nhiệm chức vụ, quản lý doanh nghiệp.

Tội vi phạm quy định của Nhà nước về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng theo điều 221 BLHS năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017)

“1. Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong những hành vi sau đây, gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật về hành vi này mà còn vi phạm, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

a) Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu kế toán;

b) Dụ dỗ, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật;

c) Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế toán;

d) Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định của Luật kế toán;

đ) Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán.”

Khung hình phạt cao nhất đối với tội này có thể bị phạt tù từ 10 năm đến 20 năm tù nếu gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên. 

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi nhân viên lập chứng từ khống

Ngay khi phát hiện hành vi lập khống, doanh nghiệp phải chủ động xử lý để giảm thiểu thiệt hại và tuân thủ quy định pháp luật.

1. Xử phạt hành chính

Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định Xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

• Buộc nộp đủ số thuế truy thu, tiền chậm nộp và tiền phạt vi phạm.

2. Trách nhiệm dân sự và nội bộ

Bồi hoàn thiệt hại: Doanh nghiệp có quyền yêu cầu cá nhân thực hiện hành vi khống chứng từ bồi thường toàn bộ thiệt hại, tiền thuế và phạt đã nộp.

Xử lý kỷ luật nội bộ: Khiển trách, hạ bậc lương, đình chỉ công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy chế công ty.

Quy trách nhiệm người đứng đầu: Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định rõ trách nhiệm của HĐQT, Ban Tổng giám đốc trong việc xây dựng và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ.

3. Khắc phục sổ sách và thuế

Điều chỉnh sổ kế toán: Lập biên bản điều chỉnh, ghi cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái, báo cáo tài chính đã lập.

Khai bổ sung thuế: Theo Luật Quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp phải khai bổ sung thuế GTGT, TNDN, TNCN và nộp tiền chậm nộp.

Hợp tác với cơ quan: Cung cấp đầy đủ chứng từ, giải trình chi tiết, nộp phạt kịp thời để sớm khắc phục hậu quả.

Giải pháp phòng ngừa rủi ro trong quản lý kế toán, tài chính

Phòng ngừa luôn tốt hơn sửa chữa hậu quả. Doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ bốn nhóm giải pháp sau:

1. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ

Áp dụng chuẩn mực kiểm soát nội bộ:

• Phân tách chức năng (lập, duyệt, ghi sổ, kiểm tra, bảo quản chứng từ) để tránh xung đột lợi ích.

• Quy trình chứng từ minh bạch, rõ ràng: mẫu biểu đồng nhất, luồng phê duyệt, thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Bổ nhiệm kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho đủ năng lực, có chứng chỉ hành nghề kế toán theo Luật Kế toán năm 2015.

Để phòng ngừa rủi ro trong quản lý kế toán, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ

2. Rà soát và kiểm tra định kỳ

Thiết lập đoàn kiểm tra nội bộ thường xuyên (hàng quý, bán niên):

• Đối chiếu chứng từ với báo cáo ngân hàng, phiếu kho, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thực tế.

• Kiểm soát các hóa đơn đầu vào: xác minh tính hợp pháp của người bán, đối chiếu với dữ liệu cơ quan thuế.

Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại có tính năng cảnh báo:

• Phát hiện hóa đơn trùng, sai mã số thuế, giá trị bất thường.

• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để đối chiếu dữ liệu điện tử, giảm sai sót do thủ công.

3. Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên

Tổ chức tập huấn định kỳ về Luật Kế toán năm  2015, Luật Quản lý thuế năm 2019, Bộ luật Hình sự năm 2015 (các tội phạm kinh tế): Nội dung: nguyên tắc lập chứng từ, quy trình lưu trữ, hậu quả của việc lập khống chứng từ.

Xây dựng văn hóa tuân thủ: Khuyến khích nhân viên phát hiện, báo cáo hành vi sai phạm; áp dụng chính sách bảo vệ người tố giác theo Luật Phòng, chống tham nhũng năm 2018.

4. Hợp tác kiểm toán độc lập và tư vấn pháp lý

Định kỳ thuê kiểm toán độc lập đánh giá tính trung thực báo cáo tài chính, phát hiện sơ hở trong quy trình kế toán.

Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế, pháp lý để cập nhật kịp thời các chính sách mới, rà soát, hoàn thiện quy trình, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Hành vi lập khống chứng từ kế toán là một trong những tội phạm kinh tế nghiêm trọng, có thể bị xử phạt hành chính, truy thu thuế, xử lý hình sự theo Bộ luật Hình sự năm 2015. Đối với doanh nghiệp, việc duy trì một hệ thống kiểm soát công tác kế toán – tài chính chặt chẽ, đào tạo nhân sự, rà soát định kỳ và hợp tác với kiểm toán độc lập, tư vấn pháp lý là điều kiện tiên quyết để bảo vệ tài sản, uy tín và phát triển bền vững. Thực hiện nghiêm túc các giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các hành vi sai phạm, đồng thời tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự