Hiểu rõ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết cho chủ doanh nghiệp

>>> Hồ sơ thành lập doanh nghiệp 2025: Danh sách đầy đủ và chi tiết

>>> Khi giao dịch từ xa có bắt buộc cung cấp số chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Giấy phép kinh doanh là gì?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, giấy phép kinh doanh bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện, chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, 

• Văn bản xác nhận, các hình thức văn bản khác quy định các điều kiện mà cá nhân, tổ chức phải đáp ứng để thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền cấp cho cá nhân, tổ chức đó theo quy định của pháp luật.

Như vậy, giấy phép kinh doanh được hiểu là một loại văn bản hoặc chứng chỉ pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân hoặc tổ chức, cho phép họ thực hiện hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực, ngành nghề cụ thể.

Các quy định quan trọng trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, các nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm:

Tên doanh nghiệp

Tên là một trong những dấu hiệu để doanh nghiệp được nhận diện trên thị trường và là yếu tố định danh chính thức, sử dụng trong giao dịch, hợp đồng. Vì vậy, việc đặt tên cho doanh nghiệp rất quan trọng và phải tuân thủ các quy định về đặt tên doanh nghiệp:

• Chủ doanh nghiệp nên lưu ý về quy tắc đặt tên doanh nghiệp được quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020.

• Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp được quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020.

• Đối với tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp được quy định tại Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020

Để kiểm tra tên trùng và tên gây nhầm lẫn, trước hết chủ doanh nghiệp cần hiểu thế nào là tên tùng và tên gây nhầm lẫn. Hai khái niệm này được định nghĩa tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Tên trùng: Là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp khác đã đăng ký.

Tên dễ gây nhầm lẫn: 

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp khác đã đăng ký;

• Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp khác đã đăng ký;

• Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp khác đã đăng ký;

• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;

• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;

• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;

• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;

• Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.

Mã số doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020 về mã số doanh nghiệp như sau:

• Là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

• Được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác.

Do đó, mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế.

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Là nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, nơi liên hệ chính của doanh nghiệp, ghi rõ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Ý nghĩa:

• Đây là nơi tiếp nhận những văn bản, thông báo của cơ quan nhà nước;

• Là cơ sở xác định thẩm quyền quản lý của cơ quan đăng ký kinh doanh và thuế;

• Phải là địa chỉ thực tế, không được đặt tại địa điểm cấm (như nhà tập thể, chung cư không có chức năng thương mại).

Thông tin cá nhân, tổ chức thành viên của doanh nghiệp

Theo khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, các thông tin của cá nhân, tổ chức cần có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm:

• Công ty cổ phần: cần thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật;

• Công ty trách nhiệm hữu hạn: thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật, thông tin của thành viên là tổ chức;

• Công ty hợp danh: cần thông tin cá nhân của thành viên hợp danh;

• Doanh nghiệp tư nhân: cần thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp

Thông tin cá nhân gồm: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân.

Thông tin của tổ chức gồm: Tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của tổ chức.

Ý nghĩa:

• Xác định ai là người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất đối với công ty;

Người này có quyền ký kết hợp đồng, giao dịch, đại diện trước cơ quan nhà nước, Tòa án;

• Xác định được đầu mối liên lạc chính thức khi có vấn đề về pháp lý, thuế, khiếu nại,...;

• Tránh giả mạo;

• Truy cứu trách nhiệm khi có tranh chấp

• Rà soát quan hệ sở hữu chéo;

• Quản lý rủi ro rửa tiền, thao túng thị trường của các tổ chức;

• Thể hiện mối quan hệ pháp lý và quyền lợi của cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp.

Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân

Theo khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. 

Căn cứ Điều 189 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân:

•  Do chủ doanh nghiệp tự đăng ký;

• Toàn bộ vốn và tài sản kể cả vốn vay và tài sản thuê được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải được ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;

• Trong quá trình hoạt động, chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền tăng hoặc giảm vốn đầu tư của mình vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tăng hoặc giảm vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân phải được ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán. Trường hợp giảm vốn đầu tư xuống thấp hơn vốn đầu tư đã đăng ký thì chủ doanh nghiệp tư nhân chỉ được giảm vốn sau khi đã đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Chủ doanh nghiệp có quyền tăng hoặc giảm đầu tư vào hoạt động kinh doanh

Ý nghĩa:

• Là cơ sở xác định trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp.

• Là nguồn vốn ban đầu để doanh nghiệp triển khai hoạt động;

• Là căn cứ phân chia quyền lợi, nghĩa vụ và quyền biểu quyết giữa các thành viên/cổ đông.

Việc hiểu rõ các nội dung và điều khoản trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chỉ giúp chủ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn góp phần xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc cho quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Bất kỳ sai sót hay thiếu sót nào ngay từ bước đầu thành lập cũng có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý phức tạp về sau. Do đó, chủ doanh nghiệp cần thận trọng, tìm hiểu kỹ lưỡng hoặc tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý từ các chuyên gia có kinh nghiệm để đảm bảo doanh nghiệp được vận hành hợp pháp, ổn định và bền vững. LHLegal luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp ngay từ những bước khởi đầu.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LHLegal