Doanh nghiệp cần lưu giữ những hóa đơn, chứng từ gì để kê khai thuế năm 2026?

Doanh nghiệp cần lưu giữ những hóa đơn, chứng từ gì để kê khai thuế năm 2026?

Vì sao doanh nghiệp phải lưu giữ hóa đơn, chứng từ?

Hóa đơn, chứng từ không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp có trách nhiệm lập, quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.

Đồng thời, pháp luật thuế yêu cầu người nộp thuế kê khai chính xác doanh thu, chi phí, thuế đầu vào, thuế đầu ra và những khoản nghĩa vụ có liên quan.

Khi phát sinh kiểm tra thuế, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và số liệu đã kê khai.

Nếu không có đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh quyền khấu trừ thuế GTGT hoặc tính một khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Những loại hóa đơn doanh nghiệp cần lưu giữ

Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn đã lập đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và những giao dịch khác thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử, cần bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và có khả năng tra cứu khi cần thiết.

Ngoài thông tin trên hóa đơn, doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu liên quan đến việc giao hàng, nghiệm thu và thanh toán.

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn đầu vào là tài liệu quan trọng khi doanh nghiệp xác định thuế GTGT được khấu trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người bán, người mua, mã số thuế, hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch và thuế suất.

Đặc biệt, hóa đơn hợp lệ chưa phải là điều kiện duy nhất để được khấu trừ thuế.

Đối với những giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, cần kiểm tra thêm điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Khi hóa đơn điện tử có sai sót và được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu liên quan.

Không nên chỉ lưu hóa đơn được lập sau cùng mà bỏ qua thông tin của hóa đơn gốc và quá trình xử lý sai sót.

Những tài liệu này giúp xác định nguyên nhân điều chỉnh và thời điểm kê khai thuế phù hợp.

Chứng từ thanh toán và giao dịch ngân hàng

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ, trừ những trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.

Đối với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng quy định điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt đối với những khoản chi thuộc phạm vi áp dụng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu giữ:

• Chứng từ chuyển khoản và thanh toán điện tử.
• Sao kê tài khoản ngân hàng.
• Chứng từ thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt hợp pháp.
• Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ, nếu có.
• Tài liệu chứng minh phương thức thanh toán đặc thù theo quy định.

Cần lưu ý, việc bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được mặc nhiên xem là đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Hợp đồng, biên bản giao nhận và nghiệm thu

Hợp đồng là căn cứ giúp xác định bản chất giao dịch, phạm vi công việc và nghĩa vụ thanh toán.

Đối với hoạt động mua bán hàng hóa, doanh nghiệp nên lưu giữ đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và biên bản bàn giao khi phù hợp.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, báo cáo kết quả công việc và chứng từ thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp chi 100 triệu đồng để thuê dịch vụ tư vấn nhưng chỉ lưu hóa đơn mà không có tài liệu chứng minh dịch vụ đã được thực hiện.

Khi cần giải trình, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ tiền lương và chi phí nhân sự

Đối với tiền lương, thưởng và những khoản chi cho người lao động, doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu phù hợp với từng khoản chi.

Hồ sơ thường gồm hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán, quyết định thưởng và các tài liệu xác định nghĩa vụ thuế TNCN.

Đặc biệt, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trong năm 2026 về Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên từng lần thuộc trường hợp áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát cả hồ sơ lao động lẫn phương thức chi trả.

Hồ sơ mua tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Đối với tài sản phục vụ kinh doanh, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao và tài liệu xác định nguyên giá.

Ngoài ra, cần có hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản, bảng phân bổ hoặc khấu hao theo quy định.

Những tài liệu này có ý nghĩa quan trọng khi xác định chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ trong bao lâu?

Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được xác định theo từng nhóm.

Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành nhưng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thường phải lưu trữ ít nhất 5 năm.

Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải lưu trữ ít nhất 10 năm, trừ trường hợp có quy định khác.

Một số tài liệu có giá trị đặc biệt có thể thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn.

Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần duy trì khả năng truy xuất, đọc và kiểm tra dữ liệu trong thời hạn lưu trữ áp dụng.

LH Legal hỗ trợ rà soát hồ sơ thuế và chứng từ doanh nghiệp

LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, kiểm tra rủi ro pháp lý về hóa đơn và tư vấn xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra thuế.

Việc lưu giữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng và chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp kê khai chính xác mà còn tạo cơ sở chứng minh quyền lợi khi phát sinh tranh chấp với đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự

Kênh Zalo OA

Hồ sơ năng lực LH Legal