Doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ đăng ký kinh doanh: Những sai lầm thường gặp và cách tránh

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ và được thúc đẩy bởi Dự thảo Luật Công nghiệp Công nghệ số, nhu cầu thành lập doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh của các cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, đi kèm với sự gia tăng này là tỷ lệ hồ sơ đăng ký kinh doanh bị từ chối cũng không hề nhỏ. Để giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu hoàn thiện hồ sơ, các cá nhân và tổ chức cần lưu ý những sai lầm phổ biến dưới đây và cách khắc phục hiệu quả.

>>> Hướng dẫn lựa chọn loại hình doanh nghiệp khi thành lập công ty

>>> Trình tự, thủ tục đăng ký bổ sung ngành nghề mới cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ đăng ký kinh doanh: Những sai lầm thường gặp và cách tránh

Các sai lầm phổ biến khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Đăng ký ngành nghề kinh doanh không rõ ràng hoặc không chính xác

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị từ chối. Các lỗi thường gặp bao gồm:

Kê khai ngành, nghề kinh doanh không rõ ràng.
Sử dụng mã ngành không đúng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Mô tả ngành nghề chưa đầy đủ, dễ gây nhầm lẫn cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải có thông tin về ngành, nghề kinh doanh. Đồng thời, ngành, nghề đăng ký phải được xác định rõ ràng, phù hợp với phân ngành kinh tế quốc dân (Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam), và không thuộc danh mục ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh hoặc kinh doanh có điều kiện mà không đáp ứng điều kiện kèm theo.

Cách khắc phục:

Tra cứu và lựa chọn chính xác mã ngành kinh tế theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg.
Trường hợp ngành, nghề dự kiến kinh doanh chưa được quy định cụ thể trong hệ thống, doanh nghiệp cần mô tả chi tiết nội dung hoạt động để cơ quan đăng ký kinh doanh có cơ sở xem xét.
Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp đồng thời phải chuẩn bị và nộp kèm theo hồ sơ các tài liệu chứng minh đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành tương ứng.

Hồ sơ đăng ký thiếu thông tin hoặc thông tin không đầy đủ/chính xác

Việc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị thiếu thông tin hoặc khai báo không đầy đủ, không chính xác là một trong những lý do phổ biến dẫn đến việc bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Các lỗi thường gặp bao gồm:

Thiếu chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc các thành viên/cổ đông sáng lập.
Không ghi rõ loại hình doanh nghiệp, tên doanh nghiệp.
Sai thông tin cá nhân của người góp vốn hoặc thành viên công ty (ví dụ: số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp).
Thiếu tài liệu kèm theo như bản sao giấy tờ tùy thân, văn bản ủy quyền, hợp đồng thuê trụ sở (nếu có), danh sách thành viên/cổ đông.

Cách khắc phục:

Tham khảo kỹ các quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Chuẩn bị hồ sơ cần tuân thủ đúng quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 và Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp cần đăng ký.
Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin và chữ ký trước khi nộp để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

Vốn điều lệ kê khai không phù hợp hoặc không đúng quy định

Khoản 4 Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải có thông tin về vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân, có ý nghĩa quan trọng trong việc xác lập trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp kê khai vốn điều lệ không phù hợp với quy định pháp luật hoặc thực tiễn hoạt động, chẳng hạn:

Kê khai vốn điều lệ quá thấp so với phạm vi, quy mô hoạt động, dẫn đến mất uy tín khi giao dịch.
Kê khai vượt quá khả năng góp vốn thực tế của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông.
Không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với công ty TNHH và công ty cổ phần).
Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện về vốn pháp định (ví dụ: kinh doanh bất động sản, ngân hàng, chứng khoán), doanh nghiệp không chứng minh được khả năng tài chính theo yêu cầu.

Cách khắc phục:

Xác định mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô hoạt động, khả năng tài chính thực tế và yêu cầu về vốn pháp định (nếu có) của ngành, nghề kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ góp vốn theo đúng thời hạn và phương thức đã cam kết theo Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển khoản hoặc chứng minh việc góp vốn bằng tài sản khác một cách minh bạch.

Địa chỉ trụ sở kinh doanh không hợp lệ

Việc lựa chọn và kê khai địa chỉ trụ sở kinh doanh không hợp lệ là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

Đặt địa chỉ trụ sở kinh doanh tại căn hộ chung cư (trừ trường hợp phần diện tích đó đã được cấp phép sử dụng cho mục đích làm văn phòng, thương mại, dịch vụ theo quy định tại điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023).
Trụ sở kinh doanh không phải là địa điểm có thật, không có địa chỉ rõ ràng, hoặc không có thông tin liên hệ cụ thể.
Nằm trong khu vực thuộc quy hoạch không được phép kinh doanh.
Trùng lặp với địa chỉ của doanh nghiệp khác đã đăng ký.
Không tuân thủ các quy định về an ninh, quốc phòng hoặc các quy định đặc thù khác của địa phương.

Cách khắc phục:

Lựa chọn địa chỉ trụ sở thuộc nhà ở riêng lẻ, mặt bằng thương mại, văn phòng cho thuê hoặc các địa điểm được cấp phép kinh doanh theo quy hoạch của địa phương.
Kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của địa chỉ dự kiến đặt trụ sở, đảm bảo không nằm trong khu vực cấm kinh doanh hoặc thuộc diện quy hoạch giải tỏa.
Xác nhận quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm thông qua hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc các tài liệu tương đương, nhằm bảo đảm hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ, hợp lệ theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp cần chọn địa chỉ trụ sở thuộc nhà ở riêng lẻ, văn phòng cho thuê,...

Doanh nghiệp cần chọn địa chỉ trụ sở thuộc nhà ở riêng lẻ, văn phòng cho thuê,...

Chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp với mô hình kinh doanh

Sự không thống nhất giữa loại hình doanh nghiệp đã chọn với các nội dung kê khai trong hồ sơ như số lượng thành viên, cơ cấu tổ chức quản lý, chế độ chịu trách nhiệm tài sản hoặc phương thức góp vốn sẽ khiến cơ quan đăng ký kinh doanh không thể xác định tính hợp lệ của hồ sơ và buộc phải từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Mỗi loại hình doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh) đều có các yêu cầu pháp lý cụ thể về số lượng thành viên/cổ đông, trách nhiệm tài sản, tổ chức quản lý và phương thức huy động vốn. Do đó, việc lựa chọn sai loại hình ngay từ đầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Cách khắc phục:

Xác định rõ quy mô hoạt động, số lượng thành viên/cổ đông sáng lập, nhu cầu huy động vốn và phương thức tổ chức quản lý dự kiến trước khi lựa chọn loại hình doanh nghiệp.
Nghiên cứu kỹ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 về từng loại hình doanh nghiệp để bảo đảm sự phù hợp giữa loại hình đăng ký và thực tế mô hình kinh doanh.
Tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị dịch vụ đăng ký doanh nghiệp để lựa chọn loại hình phù hợp ngay từ khi nộp hồ sơ, hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối hoặc phải chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.

Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ và chính xác ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh sau này. Những sai lầm phổ biến như đăng ký ngành nghề không rõ ràng, thiếu hoặc sai thông tin trong hồ sơ, xác định vốn điều lệ không phù hợp, lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp hoặc đặt trụ sở không đúng quy định đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.

Vì vậy, các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu thành lập doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ quy định pháp luật hiện hành, đồng thời chủ động tham khảo ý kiến tư vấn chuyên môn để hoàn thiện hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu nộp. Một bước chuẩn bị kỹ lưỡng hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi và bền vững trong tương lai, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ.

Lời khuyên pháp lý để giảm thiểu rủi ro bị từ chối hồ sơ

Để tránh những sai lầm phổ biến và đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu thành lập doanh nghiệp cần:

Nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định pháp luật hiện hành: Bao gồm Luật Doanh nghiệp 2020 và các Nghị định hướng dẫn (đặc biệt là Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
Sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Đây là nguồn thông tin chính thức và cập nhật nhất về các biểu mẫu, quy trình và yêu cầu hồ sơ.
Tham khảo ý kiến tư vấn chuyên môn: Nếu cảm thấy không chắc chắn, đừng ngần ngại tìm đến các luật sư, công ty tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Họ có kinh nghiệm và kiến thức để giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác, đúng luật ngay từ lần đầu, tránh mất thời gian và chi phí phát sinh do sai sót.
Kiểm tra chéo thông tin: Sau khi hoàn thành hồ sơ, hãy dành thời gian kiểm tra lại tất cả các thông tin một cách cẩn thận, đặc biệt là các thông tin cá nhân, mã ngành, vốn điều lệ và địa chỉ trụ sở.

Thành lập một doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng của mọi hành trình kinh doanh. Việc nắm vững các quy định pháp lý và chủ động phòng tránh những sai lầm phổ biến trong quá trình đăng ký kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển hợp pháp và bền vững trong tương lai, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline gặp Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Trụ sở: 288 B7 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Chi nhánh Nha Trang: 07 Bế Văn Đàn, Phường Phước Long, Thành phố Nha Trang

Theo dõi Công ty Luật LHLegal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LHLegal

Youtube: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LHLegal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LHLegal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự